Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych a regulacje RODO
Dnia 4 maja weszła w życie ustawa dostosowująca ponad sto aktów prawnych do zgodności z rozporządzeniem RODO. Ze względu na specyfikę regulacji wskazanej ustawy, a więc dokonywanie bardzo szczegółowych zmian w wielu aktach normatywnych, nie ma możliwości w sposób kompleksowy omówienia wszystkich jej postanowień, natomiast można wskazać, iż przede wszystkim jest ona ukierunkowana na prawidłową identyfikację administratorów danych osobowych na gruncie poszczególnych ustaw, ich obowiązków, a przede wszystkim zakresu danych osobowych, jakie mogą być przez nich zbierane.
Jedną z ustaw nowelizowanych przez wskazaną ustawę, w zakresie RODO, jest ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). ZFŚS jest funduszem umożliwiającym finansowanie „działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.”
Ze względu na celowość powołania fundusz oraz sposób wydatkowania środków w nim zgromadzonych koniecznym jest ustalenie kryteriów związanych z udzielaniem pomocy z jego środków. Ustawa wskazuje, iż generalnie pomoc kierowaną z funduszu „uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej”.
Jednakże wiedza na temat owej sytuacji pozostaje w zakresie regulacji problematyki ochrony danych osobowych. Dopiero zebranie danych we wskazanym zakresie umożliwia ustalanie ewentualnych uprawnień do pomocy ze strony funduszu oraz jej rodzaju i zakresu. Właśnie w tym zakresie funkcjonowanie ZFŚS musi być zgodne z przepisami RODO, a wskazana nowelizacja ma na celu w praktyce wyjaśnienie jakie dane osobowe mogą być zbierane, na jakich zasadach przetwarzanie i jak długo „przetrzymywane” przez pracodawcę zarządzającego funduszem.
Dlatego kluczowym jest ustalenie znaczenia pojęć sytuacji: życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej, gdyż to informacje z nimi związane może pozyskiwać, a więc i przetwarzać pracodawca na potrzeby udzielania świadczeń z ZFŚS, w zgodzie z RODO.
Stosunkowo oczywiste jest znaczenia pojęcia sytuacji rodzinnej, gdyż odnosi się do faktu pozostawiania albo i nie w związku małżeńskim (ewentualnie prowadzenia gospodarstwa domowego z inną osobą) oraz posiadanych osób na utrzymaniu, a więc najczęściej dzieci.
Sytuacja materialna odnosi się do dochodów uzyskiwanych przez danego uprawnionego, często w powiązaniu z jego sytuacją rodziną, a więc wysokości dochodu na członka gospodarstwa domowego, co pośrednio wiąże się także z ujawnieniem sytuacji zarobkowej innych osób wchodzących w skład takiego gospodarstwa. Co istotne jeśli pojawia się konieczność ustalenia składu rodziny (gospodarstwa domowego) i pojawiają się dane w tym kontekście dane osobowe innych osób, niż osoba aplikująca o pomoc, koniecznym byłoby uzyskanie ich zgód na przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących.
Najszerszym pojęciem jest zakres danych osobowych dotyczących sytuacji życiowej osoby uprawnionej, w przypadku którego następuje wyraźne wskazanie, iż obejmuje to także stan zdrowia osoby uprawnionej. Podobnie, jak w powyższym przypadku, sytuacja rodzina może potencjalnie dotyczyć członków rodziny uprawnionego, gdyż to m.in. tworzy jego sytuację życiową. Jednocześnie więc może zajść konieczność uzyskania zgodny tych osób odnośnie przetwarzania danych osobowych ich dotyczących.
Warto zwrócić uwagę, iż w powyższym zakresie podanie danych osobowych następuje na podstawie oświadczeń osoby uprawnionej. Pracodawca może żądań potwierdzenia wskazanych okoliczności na podstawie oświadczeń danej osoby albo odpowiednich oświadczeń. Tutaj pojawia się bardzo praktyczny problem związany z ochroną danych osobowych, kiedy pracodawca może albo powinien żądać poświadczenia przede wszystkich w formie zaświadczenia. Przepisy tego nie regulują. Z pewnością żądanie zaświadczeń w powiązaniu z zasadami ochrony danych osobowych, m.in. obowiązkiem ich minimalizacji nie pozwala na zbieranie i przechowywanie owych zaświadczeń. Mowa jest tylko i wyłącznie o potwierdzeniu, które następuje w momencie przedstawienia konkretnego zaświadczenia do wglądu, i w przypadku braku wątpliwości co do jego prawidłowości, wystarczająca jest adnotacja pracownika pracodawcy odnośnie faktu udokumentowania wcześniej przedstawionych danych osobowych.
Należy także podkreślić szczególny obowiązek pracodawcy w zakresie przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia przez jego pracowników rozpoznających wnioski o pomoc z ZFŚS. Mianowicie dane te mogą być przetwarzane tylko i wyłącznie przez osoby posiadające upoważnienie do przetwarzania tej szczególnej kategorii danych osobowych, a więc w upoważnieniu dla takiego pracownika musi to być wyraźnie określone. Dodatkowo, co jest raczej tylko i wyłącznie efektem szczególnego znaczenia tych danych wskazano, iż pracownik zobowiązany jest do zachowania owych danych w tajemnicy. W praktyce zawsze każda osoba przetwarzająca dane osobowe, już na podstawie samego RODO jest zobowiązana zachować je w tajemnicy, nie ujawniać osobową nieupoważnionym. Warto przy okazji nadmienić, iż ujawnienie danych osobowych osobom nieuprawnionym, i w tym zakresie ich przetwarzanie przez osoby nieuprawnione, jest traktowane w polskim porządku prawnym, jako przestępstwo zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 2, a dotyczących stanu zdrowia nawet do 3 lat pozbawienia wolności.
Wprowadzone przepisy określają także terminy i zasady retencji danych osobowych. Mianowicie dane osobowe w zakresie wniosku o uzyskanie wsparcia z ZFŚS mogą być przechowywane tylko przez czas konieczny do rozpatrzenia wniosku oraz a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Dodatkowo ustawa wyraźnie stanowi, iż pracodawca zobowiązany jest co najmniej raz w roku dokonywać przeglądu posiadanych danych osobowych w zakresie wniosków o korzystanie z pomocy ZFŚS pod kątem konieczności ich dalszego przechowywania. Dla bezpieczeństwa pracodawcy, pod kątem przestrzegania przepisów RODO, koniecznym byłoby przygotowanie protokołu potwierdzającego realizację owego obowiązku.
Biuro – Prawno Rachunkowe Macieja Skorupińskiego sp. z o.o. oferuje Państwu niezbędną pomoc w zakresie problematyki prawa pracy i zarządzania sprawami kadrowymi Państwa przedsiębiorstwa, także w zakresie przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz funkcjonowania w Państwa przedsiębiorstwach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.