jdg

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej to poważna decyzja, która powinna być ostatecznością. Zanim zdecydujesz się zakończyć działalność, warto rozważyć inne możliwości – zawieszenie firmy, zmianę profilu działalności czy przekształcenie w sp. z o.o. W tym poradniku pokazujemy, jak wygląda proces likwidacji JDG, ale też kiedy lepiej poszukać alternatywy zamiast definitywnie zamykać biznes.

CEIDG – pierwszy krok do zamknięcia firmy

Likwidację działalności gospodarczej rozpoczynamy od zgłoszenia wykreślenia wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Służy do tego formularz CEIDG-1, w którym należy zaznaczyć opcję „wniosek o wykreślenie wpisu”. Wniosek można złożyć:

osobiście w urzędzie gminy lub miasta,
online przez profil zaufany lub e-podpis (na stronieceidg.gov.pl),
listownie – pod warunkiem, że podpis zostanie poświadczony notarialnie.

Należy pamiętać, że wniosek trzeba złożyć w ciągu 7 dni od zaprzestania wykonywania działalności. Wykreślenie z CEIDG następuje z reguły najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.

Co dzieje się dalej – informowanie urzędów i instytucji

Złożenie formularza CEIDG-1 skutkuje automatycznym przekazaniem informacji do:

urzędu skarbowego (w tym rejestru NIP),
ZUS lub KRUS (dot. płatnika składek),
GUS (rejestr REGON).

Dzięki integracji systemów administracji publicznej nie ma obowiązku osobnego informowania tych instytucji o zamknięciu firmy. W praktyce jednak warto dopilnować, aby wszystkie zgłoszenia zostały poprawnie przetworzone, szczególnie w przypadku wyrejestrowania z ZUS.

Obowiązki podatkowe – wykazy, remanenty, deklaracje

Zamknięcie firmy to również obowiązki wobec fiskusa. Należy:

sporządzić wykaz majątku firmy (środki trwałe, licencje, materiały, wyposażenie itp.),
wykonać remanent końcowy (spis z natury), który należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów,
rozliczyć ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy (PIT),
złożyć deklarację VAT-Z w terminie 7 dni od zakończenia działalności,
przygotować i złożyć deklarację VAT-7 za ostatni miesiąc lub kwartał działalności, z uwzględnieniem danych ze spisu z natury,
do końca kwietnia kolejnego roku złożyć roczną deklarację podatkową.

Jeśli po zakończeniu działalności zostanie sprzedany majątek firmy (np. sprzęt, samochód), a od zakończenia działalności nie minęło jeszcze 6 lat, obowiązuje konieczność zapłaty podatku dochodowego od tej sprzedaży.

Zamknięcie działalności a ZUS – wyrejestrowania i obowiązki

W pierwszej połowie 2025 r., w Polsce zamkniętych zostało niemal 100 tysięcy JDG. Warto pamiętać, że w takim przypadku ZUS otrzymuje automatycznie informację o zakończeniu działalności z CEIDG, jednak dla pewności warto złożyć także formularz ZUS ZWUA, szczególnie gdy ubezpieczeniem objęta była również rodzina przedsiębiorcy. Należy także pamiętać o:

rozliczeniu składek ZUS za ostatni miesiąc (do 10 lub 15 dnia kolejnego miesiąca),
30-dniowym okresie obowiązywania ubezpieczenia zdrowotnego po zakończeniu działalności,
przechowywaniu dokumentacji rozliczeniowej przez 10 lat.

Pracownicy i dokumentacja kadrowa

Zamknięcie działalności nie anuluje automatycznie umów o pracę. Każda z nich musi zostać rozwiązana indywidualnie – na mocy porozumienia lub z wypowiedzeniem. Dotyczy to również pracowników w okresie ochronnym.

Po zakończeniu zatrudnienia trzeba:

złożyć deklaracje PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11,
przechowywać dokumentację kadrową nawet przez 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia (chyba że skrócono okres przechowywania do 10 lat i przesłano do ZUS raport ZUS RIA).

Rozwiązanie umów, likwidacja konta i pieczęci

Konieczne jest również:

rozwiązanie umów z dostawcami, usługodawcami, najemcami, operatorami telekomunikacyjnymi itp.,
zamknięcie firmowego konta bankowego (lub jego aktualizacja do rozliczeń prywatnych),
zniszczenie lub zabezpieczenie pieczątek firmowych,
aktualizacja danych w urzędzie skarbowym (np. formularz ZAP-3, jeżeli VAT ma być zwrócony na konto prywatne).

VAT – obowiązki i pułapki

Jeśli przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT, powinien:

złożyć formularz VAT-Z,
wykonać spis z natury dla celów VAT (na bazie cen rynkowych),
wykazać majątek firmowy, od którego odliczono VAT,
rozliczyć ewentualny podatek od środków trwałych i wyposażenia pozostałego po likwidacji firmy.

Aby zminimalizować należny podatek VAT, zaleca się wyprzedaż składników majątku jeszcze przed dniem likwidacji działalności. Dotyczy to w szczególności samochodów osobowych z częściowym odliczeniem VAT.

Przechowywanie dokumentów

Po zamknięciu firmy należy zadbać o odpowiednie archiwizowanie dokumentacji:

księgi rachunkowe, rejestry, faktury – 5 lat,
dokumentacja ZUS – 10 lat,
akta pracownicze – 10 lub 50 lat (w zależności od okresu zatrudnienia),
inne dokumenty firmowe – według terminów wskazanych w przepisach branżowych.

Warto rozważyć przekazanie archiwów do profesjonalnej firmy zajmującej się ich przechowywaniem.

A może zamiast likwidacji – przekształcenie w spółkę?

Przedsiębiorca, który stoi przed zamknięciem firmy, nie musi od razu uznawać, że to koniec. Zanim podejmiesz decyzję o likwidacji, warto sprawdzić, jakie masz możliwości, by uchronić się przed najgorszym scenariuszem. Odpowiednie wsparcie doradcze może znacząco pomóc:

znaleźć rozwiązania – restrukturyzacja, zmiana modelu działania, renegocjacja zobowiązań, optymalizacja kosztów
uniknąć błędów – opóźnione reakcje, problemy z płynnością, błędy formalne
wzmocnić firmę – świadome decyzje strategiczne, kontrola finansów i kadry, lepsza odporność na trudne czasy

I właśnie w tym momencie proponujemy rozwiązania oparte na naszym doświadczeniu. Oferujemy wsparcie obejmujące kluczowe obszary funkcjonowania firmy:

Księgowość i finanse – kontrola kosztów i płynności, szybka reakcja na problemy budżetowe
Kadry i płace – optymalizacja zatrudnienia, zgodność z przepisami, unikanie sporów i kar
Prawo gospodarcze – bezpieczeństwo prawne, wsparcie w regulacjach i restrukturyzacjach
Consulting strategiczny – planowanie rozwoju, analiza rynku, zwiększanie odporności biznesu

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej nie zawsze jest jedynym wyjściem. W wielu przypadkach rozsądniejszym krokiem może być przekształcenie JDG w spółkę, co pozwala kontynuować działalność w nowej formie prawnej – z większą elastycznością i lepszą ochroną majątku osobistego. Biuro Skorupiński zapewnia pełne wsparcie – od analizy sytuacji prawnej i finansowej, po przygotowanie dokumentacji i rejestrację w KRS.

Błędnie rozliczone koszty uzyskania przychodu mogą narazić firmę na kłopoty z urzędem skarbowym i niepotrzebne wydatki. Wiesz, które wydatki faktycznie można odliczyć, a które nigdy nie przejdą kontroli?

Rozliczenia podatkowe w firmie – od czego zacząć?

W praktyce wielu przedsiębiorców gubi się w gąszczu przepisów podatkowych. Tymczasem odpowiednie ujęcie kosztów i przychodów w działalności gospodarczej to nie tylko wymóg ustawowy, ale i realna szansa na zmniejszenie podatku dochodowego.

W tym artykule podpowiemy:

co można odliczyć od podatku w firmie,
jak prawidłowo udokumentować wydatki,
oraz kiedy warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego biura rachunkowego.

Czym są koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej to wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu osiągnięcia przychodu, zabezpieczenia lub zachowania jego źródła. Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami mogą być zarówno codzienne opłaty, jak i inwestycje długoterminowe – o ile pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może zmniejszyć podstawę opodatkowania, jeśli wydatek:

został faktycznie poniesiony (np. zakup towaru, opłacenie faktury),
ma związek z prowadzoną działalnością,
został właściwie udokumentowany (np. fakturą, rachunkiem),
nie znajduje się na liście wykluczeń zawartej w art. 23 ustawy.

Nie każda płatność z firmowego konta spełnia te warunki – dlatego warto regularnie konsultować zakres rozliczeń z księgowym. Prawidłowo zakwalifikowane koszty uzyskania przychodu jednoosobowej działalności gospodarczej pozwalają nie tylko zoptymalizować podatek, ale też zapewnić większą przejrzystość finansową firmy.

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej w 2025 roku?

W 2025 roku zasady rozliczania kosztów nie zmieniły się w sposób rewolucyjny, ale wzrosło znaczenie ich prawidłowego dokumentowania i powiązania z działalnością firmy. Przedsiębiorcy coraz częściej pytają co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej, aby zmniejszyć podatek, ale też działać zgodnie z przepisami.

Do najczęściej ujmowanych kosztów uzyskania przychodu jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku należą:

czynsz i media w biurze lub lokalu,
wydatki na telefon, Internet, oprogramowanie, serwery,
sprzęt komputerowy, akcesoria biurowe, meble,
kursy zawodowe, szkolenia, studia podyplomowe,
wydatki marketingowe: reklama, prowadzenie strony, wizytówki,
samochód wykorzystywany w działalności – paliwo, leasing, ubezpieczenie,
delegacje, noclegi, diety, przejazdy,
obsługa księgowa, prawna, doradcza,
odzież robocza lub z logo firmy (z wyłączeniem reprezentacji),
opłaty związane z zatrudnieniem pracowników.

Każdy z tych wydatków musi mieć potwierdzenie w dokumentacji oraz uzasadnienie biznesowe. W 2025 roku urzędy skarbowe przykładają szczególną uwagę do rozliczeń „na granicy reprezentacji” i kosztów mieszanych – np. użycia samochodu prywatnego w firmie. Z tego względu prowadzenie przejrzystej ewidencji staje się kluczowe, podobnie jak korzystanie z doświadczonego wsparcia księgowego.

Jak zmniejszyć podatek dochodowy w działalności gospodarczej?

Skuteczne obniżenie podatku w firmie w 2025 roku wciąż opiera się na jednym fundamencie: koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej muszą być właściwie udokumentowane i logicznie powiązane z prowadzoną działalnością. To oznacza nie tylko gromadzenie faktur, ale też przemyślane zakupy – tak, by wspierały rozwój firmy, a jednocześnie realnie zmniejszały podstawę opodatkowania. W praktyce: im więcej legalnych, uzasadnionych kosztów, tym niższy dochód do opodatkowania.

Koszty uzyskania przychodu a działalność jednoosobowa

W przypadku JDG szczególnie ważne jest rozróżnienie między wydatkami prywatnymi a firmowymi. Koszty uzyskania przychodu jednoosobowa działalność gospodarcza może odliczyć tylko wtedy, gdy są rzeczywiście poniesione w celu osiągnięcia przychodu. Organy skarbowe w 2025 roku przywiązują do tego dużą wagę – dlatego warto zachować ostrożność i konsultować decyzje z biurem rachunkowym.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy BPR Skorupiński przy rozliczaniu kosztów firmowych?

Samodzielne rozliczanie kosztów uzyskania przychodu w działalności gospodarczej może być skomplikowane – zwłaszcza w świetle stale zmieniających się przepisów i interpretacji. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wsparcie profesjonalistów. Powierzenie obowiązków doświadczonemu biuru rachunkowemu to nie tylko gwarancja zgodności z przepisami, ale też realna szansa na optymalizację podatków i zwiększenie efektywności finansowej firmy. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie wydatki są prawidłowo kwalifikowane i dokumentowane, skorzystaj z naszej usługi prowadzenia księgowości dla firm – i zyskaj spokój oraz więcej czasu na rozwój biznesu.

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej – jak tego dokonać i czy jest to ostateczność?