Przedstawiciel podatkowy i fiskalny – kim jest, dlaczego jego rola jest tak ważna i jak zmieniała się na przestrzeni lat?

Historia przedstawicielstwa podatkowego w Polsce to nie tylko opowieść o przepisach, ale też o zaufaniu i odpowiedzialności. Zawód ten, łączący w sobie kompetencje księgowego, doradcy i reprezentanta, odgrywa dziś bardzo ważną funkcję w międzynarodowym obrocie gospodarczym. W erze globalizacji i dynamicznych zmian podatkowych przedstawiciel podatkowy staje się gwarantem bezpieczeństwa i przejrzystości rozliczeń.

Krótka historia księgowości i przedstawicielstwa podatkowego w Polsce

W Polsce już w XIV wieku w kancelariach królewskich i miejskich zaczęto prowadzić księgi wpływów i wydatków. Na przestrzeni kolejnych stuleci funkcje te przejęli prywatni rachmistrze i doradcy finansowi, którzy stali się zalążkiem współczesnych księgowych. W XX wieku wraz z rozwojem gospodarki rynkowej zawód ten nabrał szczególnego znaczenia – to właśnie księgowi i doradcy podatkowi zaczęli pełnić funkcję pośredników między przedsiębiorcami a państwem.

9 czerwca obchodzimy Dzień Księgowego, ustanowiony przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, a 10 listopada przypada Międzynarodowy Dzień Księgowości. Oba święta przypominają o zaufaniu społecznym, jakim darzy się osoby zajmujące się finansami i podatkami. Z tej tradycji wywodzi się również funkcja przedstawiciela podatkowego, który w nowoczesnej gospodarce odpowiada nie tylko za liczby, ale też za zgodność z przepisami i bezpieczeństwo podatników.

Kim jest przedstawiciel podatkowy i przedstawiciel fiskalny?

W polskim systemie prawnym przedstawiciel podatkowy to podmiot działający w imieniu zagranicznego przedsiębiorcy w zakresie rozliczeń VAT. Określenie „przedstawiciel fiskalny”, choć można się z nim spotkać w zastosowaniu potocznym, nie funkcjonuje w oficjalnej nomenklaturze. Warto dodać, że przedstawiciela podatkowego nie należy mylić z pełnomocnikiem podatkowym, który ma inny zakres uprawnień i nie odpowiada solidarnie za zobowiązania podatkowe.

Zadania przedstawiciela podatkowego wynikają bezpośrednio z ustawy o VAT oraz z przepisów wykonawczych. Obejmują one m.in. prowadzenie rozliczeń, składanie deklaracji i reprezentowanie przedsiębiorcy przed organami podatkowymi. W praktyce funkcję tę mogą pełnić biura rachunkowe, doradcy podatkowi lub inne podmioty spełniające ustawowe wymogi.

Kiedy trzeba ustanowić przedstawicielstwo podatkowe VAT?

Obowiązek ustanowienia przedstawicielstwa podatkowego VAT wynika bezpośrednio z art. 18a ustawy o VAT. Dotyczy on firm mających siedzibę poza terytorium Unii Europejskiej, które prowadzą w Polsce działalność opodatkowaną, np. sprzedaż towarów lub świadczenie usług.

W praktyce dotyczy to przede wszystkim branż takich jak:

• e-commerce i handel internetowy z magazynami w Polsce,
• sprzedaż wysyłkowa towarów na rynek UE,
• usługi elektroniczne i cyfrowe,
• logistyka i dostawy realizowane z polskich centrów dystrybucyjnych.

Należy jednak pamiętać o wyjątkach. Na mocy umów międzynarodowych obowiązek ustanowienia przedstawiciela nie dotyczy podatników mających siedzibę np. w Wielkiej Brytanii i Norwegii, choć nadal mogą go ustanowić dobrowolnie.

Podstawowe warunki, jakie musi spełnić przedstawiciel podatkowy, określa art. 18b ustawy o VAT. Obejmują one m.in. posiadanie siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, status czynnego podatnika VAT oraz brak zaległości w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa. To gwarancja, że interesy przedsiębiorcy spoza UE są reprezentowane przez wiarygodnego i kompetentnego partnera.

Zakres obowiązków i odpowiedzialność przedstawiciela podatkowego

Przedstawiciel podatkowy wykonuje wiele istotnych zadań z zakresu obsługi księgowej, które pozwalają zagranicznym firmom bezpiecznie działać w Polsce.

Do jego obowiązków należą m.in.:

• rejestracja podatnika dla celów VAT,
• sporządzanie deklaracji i plików JPK,
• prowadzenie ewidencji VAT,
• przechowywanie dokumentacji księgowej,
• reprezentacja przed urzędami skarbowymi.

Tak szeroki zakres obowiązków idzie w parze z dużą odpowiedzialnością. Ustawa przewiduje tzw. odpowiedzialność solidarną, co oznacza, że przedstawiciel odpowiada razem z podatnikiem za zobowiązania wobec fiskusa. Jeśli w deklaracji pojawi się błąd lub rozliczenie zostanie złożone po terminie, skutki mogą dotyczyć obu stron. Dlatego tak istotne jest, aby funkcję tę pełniły osoby o wysokich kwalifikacjach i nieposzlakowanej opinii.

Dlaczego przedstawiciel podatkowy to zawód zaufania publicznego?

Zawód przedstawiciela podatkowego wymaga nie tylko wiedzy o przepisach, ale również etyki, odpowiedzialności i bezwzględnej rzetelności. W praktyce to właśnie przedstawiciele podatkowi stoją na straży prawidłowych rozliczeń zagranicznych firm, zapobiegając błędom, karom i opóźnieniom.

Ich praca ma ogromne znaczenie dla przejrzystości systemu podatkowego. To dzięki nim polskie urzędy skarbowe mogą efektywnie kontrolować obrót towarów i usług, a przedsiębiorcy z zagranicy mogą działać zgodnie z przepisami. W tym sensie przedstawiciel podatkowy łączy funkcję doradcy, audytora i reprezentanta – to zawód, który w pełni zasługuje na miano zaufania publicznego.

Nieprzypadkowo branża świętuje Dzień Księgowego i Międzynarodowy Dzień Księgowości – to momenty, które podkreślają znaczenie pracy ludzi stojących na styku finansów i prawa. Dziś, w dobie cyfryzacji i globalnych rozliczeń, ich funkcja ma coraz większe znaczenie dla bezpieczeństwa podatkowego firm.

Jak wybrać przedstawiciela podatkowego? Na co zwrócić uwagę?

Decyzja o wyborze przedstawiciela podatkowego to ważny krok dla każdej zagranicznej firmy rozpoczynającej działalność w Polsce. Warto zwrócić uwagę na kilka elementów:

• kwalifikacje i doświadczenie – najlepiej, jeśli przedstawiciel jest doradcą podatkowym lub biurem rachunkowym z praktyką w obsłudze międzynarodowych klientów,
• rejestracja VAT i znajomość przepisów UE,
• rekomendacje innych firm oraz przejrzystość zasad współpracy,
• zakres usług – czy obejmują pełną reprezentację przed urzędami, prowadzenie ewidencji i doradztwo podatkowe.

Wybierając doświadczone biuro, przedsiębiorca zyskuje pewność, że jego obowiązki zostaną wykonane terminowo i zgodnie z przepisami.

Biuro Skorupiński wspiera firmy krajowe i zagraniczne w pełnej obsłudze podatkowej, w tym w zakresie rejestracji VAT, prowadzenia rozliczeń i reprezentacji przed urzędami skarbowymi.

Zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem – pomożemy Państwa firmie bezpiecznie funkcjonować na polskim rynku i zadbamy o zgodność wszystkich procesów z przepisami podatkowymi.