Skutki „hard” Brexitu dla ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej.

Proces wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej jest bardzo skomplikowany od strony politycznej, przede wszystkim w zakresie daty odnoszącej się do Brexitu, oraz zasad i reguł na podstawie których wyjście Wielkiej Brytanii z  miałoby się odbyć. Jednakże z perspektywy prawnej, jeśli nie zostanie podjęta w nadchodzących dniach odmienna decyzja polityczna, to 30 marca 2019 roku o godz. 00.00 formalnie Wielka Brytania przestanie być członkiem Unii Europejskiej.

O ile przez ostatnie dwa lata Unia Europejska i państwa członkowskie przygotowywały się do opuszczenia UE przez Wielką Brytanie na podstawie uzgodnionej przez obie zainteresowane strony umowy wprowadzającej różnorakie regulacje przejściowe, to na obecną chwilę coraz szersze i bardziej gorączkowe przygotowania toczą się w zakresie rozwiązania nazywanego powszechnie „hard Brexit”,  a więc wyjścia Wielkiej Brytanii z UE bez żadnej umowy. Oznacza to, że we wskazanej dacie Wielka Brytania z perspektywy UE i już wtedy tylko 27 państw członkowskich, stanie się tzw. państwem trzecim i przestaną mieć zastosowanie do niej wszystkie regulacje prawne Unii Europejskiej.

Niepewność prawa powoduje, iż różnego rodzaju instytucje i organy UE zaczęły przygotowywać się do współpracy z Wielką Brytanią na podstawie tymczasowych rozwiązań opierając się tylko i wyłącznie na jednostronnych regulacjach unijnych, które z jednej strony zapewnią zgodność działań z prawem UE, a z drugiej strony nie będę powodowały zbyt dużych komplikacji w kontynuowaniu współpracy.

Jednym z obszarów, wzbudzających szczególnie duże zainteresowanie, jest problematyka regulacji ochrony danych osobowych, która to problematyka stała się bardzo dobrze znana w związku z wejściem w życie w maju 2018 przepisów tzw. RODO.

W związku ze wskazanym potencjalnym hard Brexitem Europejska Rada ds. Ochrony Danych Osobowych wydała dokument wskazujący na możliwe postepowanie  w zakresie przepływu danych osobowych pomiędzy Unią Europejską a Wielką Brytanią. W sposób oczywisty jest to bardzo istotny i praktyczny problem, gdyż nawet jeśli dojdzie do wyjścia Wielkiej Brytanii z UE w nocy z 29 na 30 marca 2019, nie spowoduje to w sposób automatyczny zerwania wszelkich kontaktów gospodarczych, społecznych i innych, które związane są z przepływem danych osobowych. Przygotowany dokument ma charakter zaleceń odnośnie możliwego trybu postępowania unijnych administratorów danych osobowych.

W przypadku zaistnienia wskazanej sytuacji, transfer danych osobowych może odbywać się na podstawie:

  1. Standardowych lub doraźnych klauzul ochrony danych;
  2. Wiążących reguł korporacyjnych;
  3. Kodeksu postępowania i mechanizmu certyfikacji;
  4. Derogacji, przy czym mogą one być stosowane tylko wyjątkowo, jeśli brak jest podstaw do stosowania innych odpowiednich środków.

Najbardziej użytecznym instrumentem, który może być stosowany, jako podstawa transferu danych osobowych do Wielkiej Brytanii, są standardowe klauzule ochrony danych osobowych, przygotowane przez Komisję Europejską. Są to postanowienia umowne, które gwarantują legalny transfer danych osobowych do państw trzecich. Co bardzo istotne, dla prawidłowego ich stosowania kluczowym jest dosłowne i pełne stosowanie przygotowanych klauzul. A więc nie można stosować ich w sposób częściowy, czy też dokonywać samodzielnej modyfikacji, gdyż takie działania mogą skutkować uznaniem ich niepoprawności, a w efekcie nielegalnym transferem danych osobowych. Modyfikowane klauzule mają charakter tzw. klauzul doraźnych, formalnie dostosowanych do szczególnej sytuacji administratora. Jednak jak podkreślono, zawsze modyfikacje niosą ryzyko uznania stosowanych klauzul za niewystarczające, a więc niezgodne z prawem.

Standardowe klauzule obejmują zarówno relacje pomiędzy administratorami z UE i WB oraz administratorem z UE oraz procesorem z WB,  a więc podmiotem przetwarzającym dane na zlecenie administratora. Ów instrument w praktyce jest najłatwiej dostępnym instrumentem, dodatkowo zapewniającym pełną zgodność działań z prawem UE – RODO.

Drugi i trzeci zaproponowany instrument, a więc wiążące reguły korporacyjne oraz kodeks postępowania i mechanizmy certyfikacji, są w praktyce instrumentami jeszcze mało wykorzystywanymi. Dlatego zważywszy na dłuższy okres ich wdrażania, możliwość ich zastosowania do sytuacji, jaka nastąpi w przypadku ewentualnego hard Brexitu, jest bardzo mocno ograniczona.

Ostatnim instrumentem zapewniającym możliwość przepływu danych osobowych są derogacje, przede wszystkim te wskazane w art. 49 RODO, jednakże jak już podkreślono stosowanie owych regulacji szczególnych ma charakter zupełnie wyjątkowy. Przesłanki szczególne, jako podstawa legalnego transferu danych osobowych do Wielkiej Brytanii, muszą być stosowane zawężająco i tylko w przypadku, gdy przekazywanie danych ma charakter okazjonalny i z zasady nie jest powtarzane. Oznacza to, iż poniższe wskazane sytuacje mają charakter zupełnie wyjątkowy i nie mogą być podstawą do ciągłego czy powtarzalnego przepływu danych osobowych z UE do Wielkiej Brytanii.

Art. 49 RODO wskazuje na następujące szczególne sytuacje umożliwiające transfer danych osobowych:

„a)osoba, której dane dotyczą, poinformowana o ewentualnych ryzykach, z którymi – ze względu na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń – może się dla niej wiązać proponowane przekazanie, wyraźnie wyraziła na nie zgodę; b) przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a administratorem lub do wprowadzenia w życie środków przedumownych podejmowanych na żądanie osoby, której dane dotyczą; c) przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, których dane dotyczą, między administratorem a inną osobą fizyczną lub prawną; d) przekazanie jest niezbędne ze względu na ważne względy interesu publicznego; e) przekazanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń; f) przekazanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, których dane dotyczą, lub innych osób, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody”.

Ostatnim bardzo kluczowym działaniem, które musi zostać podjęte przez administratora po identyfikacji właściwego instrumentu umożliwiającego transfer danych, jest aktualizacja dokumentacji wewnętrznej ochrony danych osobowych – RODO oraz wprowadzenie klauzul informujących podmioty danych (osoby fizyczne) o transferowaniu ich danych osobowych, poza terytorium do UE, a więc konkretnie do Wielkiej Brytanii.

Na koniec warto podkreślić, iż na obecną chwilę stanowisko Wielkiej Brytanii prezentowane w obszarze danych osobowych, stwierdza iż przepływ danych osobowych z Wielkiej Brytanii do UE będzie odbywał się bez żadnych przeszkód, na podstawie dotychczasowej praktyki.

W przypadku konieczności wsparcia Państwa działalności w obszarze ochrony danych osobowych, w związku ze spodziewanym Brexitem, Biuro Prawno – Rachunkowe Maciej Skorupiński sp. z o.o. służy Państwu fachową wiedzą i wsparciem w celu kontynuowania Państwa współpracy z Wielką Brytanią zgodnie z regulacjami RODO.

Prawo do żądanie usunięcia danych osobowych – uzasadnienie, zakres i sposób działania

Pierwsze doświadczenia związane ze stosowanie RODO wskazują na kilka kluczowych problemów związanych z funkcjonowaniem nowych regulacji prawnych odnoszących się do ochrony danych osobowych. Odnosząc się do podstawowych założeń RODO należy wskazać, iż celem tego aktu jest uniemożliwienie swobodnego dysponowania przez różne podmioty (administratorów) danymi osobowymi osób fizycznych. Z założenia ten akt prawny ma ułatwić przywrócenie kontroli podmiotów danych nad danymi osobowymi ich dotyczącymi, tak aby w szerszym kontekście przyczynić się do ochrony prywatności podmiotów danych, narażonych na ingerencje ze strony nieuprawnionych podmiotów, w tę bardzo specyficzną i dynamiczną sferę praw jednostki, jaką jest sfera danych osobowych.

Ponieważ interes ekonomiczny administratorów opiera się właśnie na przetwarzaniu Państwa danych osobowych, dlatego bardzo często nie są oni skłonni do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa – RODO. Dlatego Biuro Prawno – Rachunkowe Macieja Skorupińskiego sp. z o.o. wspomaga Państwa w procesie usuwania danych osobowych i realizacji prawa do sprzeciwu oraz zapomnienia.

Bardzo mocno ograniczone uprawnienia do przetwarzania danych osobowych po stronie administratorów jednocześnie stwarzają określone możliwości kontroli przetwarzania swoich danych osobowych po stronie podmiotów danych, a więc osób fizycznych. To administrator musi zadbać o przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO, a więc w pierwszej kolejności o podstawę prawną przetwarzanie danych osobowych zgodną z obowiązującym RODO. Brak takiej podstawy prawnej stanowi naruszenie prawa, które może skutkować bardzo wysokimi karami finansowymi, a w niektórych przypadkach nawet odpowiedzialnością karną za popełnienie przestępstw.

Ponieważ przetwarzanie danych osobowych jest swoistym wyjątkiem od reguły, która zakazuje przetwarzania tych danych, w związku z tym zostały stworzone szczególne instrumenty po stronie osób fizycznych, umożlwiające przeciwdziałanie niezgodnemu z prawem przetwarzaniu danych osobowych ich dotyczących. Należy jednak zaznaczyć, iż nie zawsze będzie możliwym korzystanie z takich instrumentów, gdyż prawo dopuszcza przypadki możliwości przetwarzania danych osobowych wbrew woli podmiotu danych (osoby fizycznej), jednakże muszą być to sytuacje zupełnie szczególne.

Głównym uprawnieniem związanym z kontrolą nad przetwarzaniem danych osobowych, jest możliwość żądania przez osobę fizyczną usunięcia tych danych przez administratora, który je przetwarza, a więc tzw. prawo do bycia zapomnianym. RODO wskazuje kilka przesłanek, kiedy można żądać usunięcia danych osobowych np. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane; osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie czy też dane osobowe były przetwarzanie niezgodnie z prawem. Jedna z przesłanek usunięcia związana jest z tzw. prawem do sprzeciwu w stosunku do przetwarzania danych osobowych. Natomiast sprzeciw może być wniesiony ze względu na szczególną sytuację podmiotu danych, która to sytuacja związana może być np. z ochroną prawa do prywatności. Należy z dużą ostrożnością podchodzić do tej przesłanki, gdyż nie można w sposób zasadniczy przerzucać na osobę chronioną prawem obowiązku wykazania, iż to administrator nie ma jednak prawa do przetwarzania jej danych osobowych. Z założeń RODO wynika jasno, iż generalnie to po stronie administratora ciąży obowiązek wykazania interesu, a zgłoszenie przez osobę fizyczną żądania usunięcia danych osobowych powinno być traktowane właśnie, jako powstanie owej szczególnej sytuacji, gdyż w innym wypadku dojdzie do nieuprawnionego uprzywilejowania administratora, a dodatkowo wprowadzanie wymogu przedstawiania administratorowi swojej szczególnej sytuacji przez osobę fizyczną, należałoby traktować jako potencjalne zagrożenie dla sfery prywatności i dóbr osobistych osoby fizycznej.

Żądaniem usunięcia można objąć wszystkie dane osobowe posiadane przez danego administratora, ale także można wskazać, które z posiadanych danych chcemy, aby zostały usunięte, a które administrator może nadal przetwarzać. Podobnie jednak jak w przypadku możliwości całkowitej odmowy usunięcia danych osobowych, tak i w tym przypadku mogą istnieć po stronie administratora podstawy prawne umożliwiające mu, a wręcz zobowiązujące go do odmowy usunięcia konkretnych danych odnoszących się do osoby kierującej żądanie.

Proces usunięcia danych osobowych musi rozpocząć się od wezwania administratora danych do usunięcia danych osobowych skierowanego do niego przez osobę fizyczną, której owo żądania dotyczy. Oczywiście jak wiele innych czynności, także i tę można dokonać przez pełnomocnika. W dalszej kolejności administrator ma obowiązek ustosunkować się do przesłanego wezwania, a w efekcie poinformować o podjętych działaniach albo ich braku osobę, której dane dotyczą. Reakcja administratora będzie uzależniona od tego, w oparciu o jaką podstawę prawną przetwarza dane osobowe, a więc czy jest zobowiązany zastosować się do wezwania i usunąć dane, czy też ma nadal uprawnienia, a niekiedy wręcz obowiązek, ich dalszego przetwarzania. Odpowiedź udzielona przez administratora oraz podjęte przez niego działania są jednak w znacznym stopniu determinowane przez jego znajomość i zrozumienie prawa ochrony danych osobowych. Udzielając odpowiedź odmownej administrator powinien przede wszystkim wskazać, jakie przesłanki skłoniły go do odmowy zastosowania się do wezwania. Dodatkowo kluczowym obowiązkiem istniejącym po stronie administratora jest poinformowanie wnioskującego podmiotu danych (osoby fizycznej) o przysługujących jest środkach ochrony prawnej, w tym skargach do Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz sądu.

A więc w przypadku uzyskania odmownej odpowiedzi od administratora w przedmiocie usunięcia naszych danych osobowych mamy możliwość złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Ze względu na konstrukcje prawne, wydaje się iż jest to najlepszy i najbardziej efektywny środek ochrony swoich praw z zakresu danych osobowych. Skarga może być także złożona w przypadku braku jakiejkolwiek reakcji ze strony administratora, do którego zapytanie zostało skierowane. Obejmuje ona wtedy po pierwsze, brak odpowiedz na skierowane do administratora żądnie, a więc brak ustosunkowania się do żądania, do czego administrator zobowiązany jest prawnie; po drugie, dotyczy braku usunięcia żądanych danych.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, iż ponieważ przepisy RODO odnoszą się do osób fizycznych, nie ma podstawy do tego, aby nie chronić ich danych, w sytuacji gdy działają one w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, jako przedstawiciele osoby prawnej. Zgodnie z motywem 14 RODO, który ma znaczenie interpretacyjne, RODO odnosi się do danych osobowych osób fizycznych, natomiast nie stosuje się jego przepisów do „przetwarzania danych osobowych dotyczących osób prawnych, w szczególności przedsiębiorstw będących osobami prawnymi, w tym danych o firmie i formie prawnej oraz danych kontaktowych osoby prawnej”. Niniejszy zapis wyraźnie stanowi wyłączenie, ale tylko odnośnie danych identyfikacyjnych (osobowych) osoby prawnej, natomiast wyłączeniu od stosowania RODO nie podlegające dane osób fizycznych związanych z daną osobową prawną. Przyjęcie innej interpretacji stanowiłoby naruszenie podstawowych celów realizowanych przez RODO, a także byłoby niezgodne z jasnym zapisem przywołanego motywu 14, gdzie mowa o danych dotyczących danej osoby prawnej, w tym jej danych kontaktowych. Należy pamiętać, iż z punktu widzenia prawa, osoby prawne są bytami niezależnymi od osób fizycznych (czy innych osób prawnych) je tworzących. Są autonomicznym podmiotem praw i obowiązków przynależnych im, a nie ich założycielom. Owa autonomia działa także w drugą stronę, to znaczy pozwala na traktowanie osób fizycznych, jako podmiotów prawnych niezależnych od osób prawnych, nawet jeśli te osoby prawne są tworzone przez określone osoby fizyczny. Owa separacja obejmuje także regulacje odnoszące się do ochrony danych osobowych, gdyż czym innym są dane osobowe osoby prawnej, a czym innym dane osobowe osoby fizycznej, taką osobę prawną tworzącą.

Jednym z motywów wprowadzonych zmian w systemie ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej była chęć ograniczenia wykorzystywania przez przedsiębiorców danych osobowych zupełnie nieświadomych osób fizycznych do zarabiania na tych danych, a pośrednio traktowania dobra osobistego, jakim są dane osobowe, jak normalnego towaru handlowego. Dlatego też, należy uznać, iż jeśli mamy do czynienia z de facto prowadzeniem działalności zarobkowej przez administratora w oparciu o dobro osobiste osoby fizycznej, to tak naprawdę bez wyraźnej zgodny podmiotu danych, administrator nie ma prawa przetwarzać owych danych osobowych w tych celach.

 

Inspektor Ochrony Danych Osobowych – pracownik wewnętrzny czy outsourcing ?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych wprowadzana nowe rozwiązania w zakresie bieżącej kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratorów danych osobowych.

Inspektor Ochrony Danych Osobowych obowiązkowo wyznaczany jest przez organ lub podmiot publiczny, jeśli dokonują one przetwarzania danych osobowych. Podobnie, konieczne jest powołanie IODO jeśli „główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę”; lub administrator przetwarza na dużą skalę dane osobowe „ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dokonuje przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej”.

W innych przypadkach powołanie IODO jest fakultatywne, jednakże z regulacji unijnych wynika, iż jest czynnością zalecaną, gdyż umożliwia zapewnienie wysokiego poziomu ochrony danych osobowych, zmniejszając ryzyko naruszenia prawa i narażenia się na wysoką odpowiedzialność finansową przewidzianą w regulacjach RODO.
RODO określa wymogi jakie powinna spełniać osoba pełniąca funkcję IODO jednakże, czyni to w znacznym stopniu w sposób ogólny, pozostawiające faktycznie szeroką swobodę w wyborze konkretnej osoby na to stanowisko. Jednocześnie jednak od poziomu wiedzy, kompetencji i doświadczenia IODO zależy rzeczywisty poziom ochrony danych osobowych, a tym samym przestrzeganie wiążących przepisów prawa.

Z perspektywy administratora (pracodawcy) istotnym jest, iż IODO powinni być w stanie wykonywać swoje obowiązki i zadania w sposób niezależny, tym samy chociaż znajduje się to stanowisko w strukturze administratora, to w praktyce działalność osoby powołanej na stanowisko IODO jest niezależna od poleceń pracodawcy, a obowiązki i zadania IODO określają przepisy prawa. Dodatkowo należy stwierdzić, iż osoba powołana na to stanowisko nie powinna realizować innych zdań dla pracodawcy, tak aby nie dochodziło do naruszenia niezależności w działaniu takiej osoby. Podsumowując więc IODO, w niektórych przypadkach funkcja obligatoryjna, w pozostałym zakresie funkcja fakultatywna jest realizowana na rzecz administratora, ale przez osobę, która w praktyce ma być od niego niezależną.

W wielu przypadkach, gdy dochodzi do powołania IODO, okazuje się, że rzeczywisty zakres jego obowiązków nie wypełnia pełnoetatowego zatrudnienia dla nowego pracownika. Natomiast w przypadku zatrudnienia takiej osoby na podstawie umowy o pracę, wiążą się z takim rozwiązaniem znaczne dodatkowe koszty dla administratora – przedsiębiorcy.
Dlatego alternatywą dla zatrudniania IODO, jako własnego pracownika, jest skorzystanie z pomocy podmiotów zewnętrznych oferujących usługi IODO. Jest to rozwiązanie optymalne, gdyż umożliwia właściwe ukształtowanie czasu pracy IODO w oparciu o rzeczywiste potrzeby administratora. Prócz tego, jako osoba niepracująca na co dzień w strukturze administratora, a pojawiająca się od czasu do czasu ma bardziej wyostrzoną uwagę, co do ewentualnych problemów związanych z ochroną danych osobowych w stosunku, do osób na stałe pracujących w strukturze administratora, które w sposób naturalny mogę pewne pojawiające się incydenty ignorować. Kolejną korzyścią jest prostsze zapewnienie niezależności w działaniu IODO, co jest warunkiem prawidłowego wykonywania zadań IODO. Natomiast zapewnienie niezależności w praktyce jest znaczenie trudniejsze, jeśli IODO znajduje się w zależności służbowej od administratora albo jednego z jego pracowników.
Najważniejszymi jednak korzyściami wynikającymi ze skorzystania z usług zewnętrznego podmiotu przy korzystaniu z usługi IODO jest optymalizacja kosztów działalności przedsiębiorstw oraz pełen profesjonalizm usług świadczonych przez podmiot zewnętrzny. Podobnie jak dziś usługi księgowe, prawnicze, informatyczne, kadrowe, itp. tak także te związane z ochroną danych osobowych mogą być outsourcingowane do wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych, zapewniających profesjonalne usługi, świadczone przez wysokiej klasy specjalistów, umożliwiając jednocześnie dokonanie realnych oszczędności w działalności zlecającego przedsiębiorstwa. Dlatego też, z wyżej wskazanych powodów, rozwiązanie polegające na nawiązaniu współpracy z zewnętrznym podmiotem zapewniających usługi IODO jest z pewnością korzystnym rozwiązaniem dla zdecydowanej większości administratorów danych osobowych.

RODO – informacja

Szanowni Państwo,
przypominamy, iż w dniu 25.05.2018 r. zaczęły w Polsce obowiązywać przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i RADY (EU) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO lub GDPR).
Wspomniane przepisy nakładają na przedsiębiorców szereg obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych, jak chociażby obowiązek prowadzenia stosownej dokumentacji oraz odpowiednich środków organizacyjnych oraz technicznych, które mają służyć zabezpieczeniu przetwarzanych danych osobowych.
Nowe regulacje dotyczą prawie wszystkich przedsiębiorców, albowiem jako przetwarzanie rozumie się jakiekolwiek działalnie na danych osobowych. Za klasyczny przykład przetwarzania w działalności gospodarczej uznaje się chociażby wystawienie faktury VAT na osobę fizyczną, w tym na osobę prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą.
Obok nowych obowiązków oraz uprawnień RODO wprowadza również nowy katalog kar za stwierdzone naruszenia rozporządzenia.
Administracyjne kary pieniężne mają być nakładane zależnie od okoliczności każdego indywidualnego przypadku i mogą sięgać nawet do 20.000.000 euro a w przypadku przedsiębiorstwa –do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie będzie miała kwota wyższa.
Ewentualne ukaranie administratora lub procesora ww. karą pieniężną nie wyklucza przy tym jego odpowiedzialności cywilnej za ewentualne szkody, wobec osób, których dane osobowe są przetwarzane.