Ustawą z dnia 26.01.2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze sądowym oraz niektórych innych ustaw (dalej „Ustawa”) wprowadzono szereg zmian dotyczących obowiązków sprawozdawczych przedsiębiorców. Najważniejszą z nich jest wprowadzenie obowiązku składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej już od 01.10.2018 r.

Ww. Ustawa, co do zasady wejdzie w życie 15.03.2018 r., przy czym w przypadku wspomnianych przepisów dotyczących składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej, moment wejścia w życie tych przepisów został przesunięty na 01.10.2018 r.

Nowe obowiązki już w okresie przejściowym

W okresie od 15.03.2018 r. do 30.09.2018 r. sprawozdania finansowe będą co prawda nadal sporządzane w sposób tradycyjny, jednakże po ich sporządzeniu i podpisaniu będzie trzeba je zeskanować, tworząc elektroniczną kopię, podpisać tę kopię kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji oraz zgłosić do repozytorium dokumentów finansowych.

Przesyłanie kopii dokumentów będzie następować za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego, który Ministerstwo Sprawiedliwości ma udostępnić 15.03.2018 r.

Nowa – elektroniczna – forma składania sprawozdań finansowych do KRS nie będzie miała jednak wpływu na terminy. Przesyłanie ww. dokumentów do KRS będzie odbywać się w dotychczasowych terminach.

Od października zupełnie nowe sprawozdania

Od 01.10.2018 r. wszystkie podmiotu, które na podstawie obecnych przepisów są zobowiązane do sporządzania:

1. jednostkowego sprawozdania finansowego,
2. skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz
3. sprawozdań z płatności i skonsolidowanych sprawozdań z płatności,

będą zobowiązane do składania tych dokumentów w postaci elektronicznych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Ponadto, w przypadku podmiotów wpisanych do KRS nowe przepisy wprowadzają obowiązek sporządzania ww. sprawozdań w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (nie dotyczy to sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR).

Zmiany dotyczą również składania sprawozdań do urzędów skarbowych

Wprowadzona ww. przepisami elektroniczna forma sprawozdań finansowych dotyczy nie tylko sprawozdań składanych do KRSu. Nowa ustawa wprowadza pod tym względem również zmiany dotyczące sprawozdań przesyłanych do urzędów skarbowych.

Zgodnie z nowymi przepisami od 01.10.2018 r., podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego będą musieli przekazywać Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdania finansowe za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w terminie złożenia zeznania JPK.

W przypadku podatników dochodowych od osób prawnych będą obowiązywały dwie procedury:

1. podmioty nie wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS nadal będą zobowiązane do przekazywania do urzędu skarbowego sprawozdania wraz ze sprawozdaniem z badania w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania rocznego – jak dotychczas;
2. podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS będą już tylko składały sprawozdanie do KRS, skąd zostanie przesłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Podsumowanie

Nowe obowiązki z pewnością będą początkowo wymagały zwiększonego nakładu pracy przedsiębiorców, którzy będą musieli się dostosować do wymogów formy elektronicznej, w tym również podpisów elektronicznych.

Należy jednak stwierdzić, iż jest to kolejny, po wprowadzeniu JPK, krok w kierunku usprawnienia kontroli finansowej oraz automatyzacji tego procesu i w przyszłości należy się spodziewać coraz liczniejszych obszarów, w których forma elektroniczna będzie formą obowiązkową.

Warto zatem już teraz przyzwyczaić się do elektronicznego podpisu oraz profilu zaufanego ePUAP.