Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej to poważna decyzja, która powinna być ostatecznością. Zanim zdecydujesz się zakończyć działalność, warto rozważyć inne możliwości – zawieszenie firmy, zmianę profilu działalności czy przekształcenie w sp. z o.o. W tym poradniku pokazujemy, jak wygląda proces likwidacji JDG, ale też kiedy lepiej poszukać alternatywy zamiast definitywnie zamykać biznes.
CEIDG – pierwszy krok do zamknięcia firmy
Likwidację działalności gospodarczej rozpoczynamy od zgłoszenia wykreślenia wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Służy do tego formularz CEIDG-1, w którym należy zaznaczyć opcję „wniosek o wykreślenie wpisu”. Wniosek można złożyć:
- osobiście w urzędzie gminy lub miasta,
- online przez profil zaufany lub e-podpis (na stronieceidg.gov.pl),
- listownie – pod warunkiem, że podpis zostanie poświadczony notarialnie.
Należy pamiętać, że wniosek trzeba złożyć w ciągu 7 dni od zaprzestania wykonywania działalności. Wykreślenie z CEIDG następuje z reguły najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.
Co dzieje się dalej – informowanie urzędów i instytucji
Złożenie formularza CEIDG-1 skutkuje automatycznym przekazaniem informacji do:
- urzędu skarbowego (w tym rejestru NIP),
- ZUS lub KRUS (dot. płatnika składek),
- GUS (rejestr REGON).
Dzięki integracji systemów administracji publicznej nie ma obowiązku osobnego informowania tych instytucji o zamknięciu firmy. W praktyce jednak warto dopilnować, aby wszystkie zgłoszenia zostały poprawnie przetworzone, szczególnie w przypadku wyrejestrowania z ZUS.
Obowiązki podatkowe – wykazy, remanenty, deklaracje
Zamknięcie firmy to również obowiązki wobec fiskusa. Należy:
- sporządzić wykaz majątku firmy (środki trwałe, licencje, materiały, wyposażenie itp.),
- wykonać remanent końcowy (spis z natury), który należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów,
- rozliczyć ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy (PIT),
- złożyć deklarację VAT-Z w terminie 7 dni od zakończenia działalności,
- przygotować i złożyć deklarację VAT-7 za ostatni miesiąc lub kwartał działalności, z uwzględnieniem danych ze spisu z natury,
- do końca kwietnia kolejnego roku złożyć roczną deklarację podatkową.
Jeśli po zakończeniu działalności zostanie sprzedany majątek firmy (np. sprzęt, samochód), a od zakończenia działalności nie minęło jeszcze 6 lat, obowiązuje konieczność zapłaty podatku dochodowego od tej sprzedaży.
Zamknięcie działalności a ZUS – wyrejestrowania i obowiązki
W pierwszej połowie 2025 r., w Polsce zamkniętych zostało niemal 100 tysięcy JDG. Warto pamiętać, że w takim przypadku ZUS otrzymuje automatycznie informację o zakończeniu działalności z CEIDG, jednak dla pewności warto złożyć także formularz ZUS ZWUA, szczególnie gdy ubezpieczeniem objęta była również rodzina przedsiębiorcy. Należy także pamiętać o:
- rozliczeniu składek ZUS za ostatni miesiąc (do 10 lub 15 dnia kolejnego miesiąca),
- 30-dniowym okresie obowiązywania ubezpieczenia zdrowotnego po zakończeniu działalności,
- przechowywaniu dokumentacji rozliczeniowej przez 10 lat.
Pracownicy i dokumentacja kadrowa
Zamknięcie działalności nie anuluje automatycznie umów o pracę. Każda z nich musi zostać rozwiązana indywidualnie – na mocy porozumienia lub z wypowiedzeniem. Dotyczy to również pracowników w okresie ochronnym.
Po zakończeniu zatrudnienia trzeba:
- złożyć deklaracje PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11,
- przechowywać dokumentację kadrową nawet przez 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia (chyba że skrócono okres przechowywania do 10 lat i przesłano do ZUS raport ZUS RIA).
Rozwiązanie umów, likwidacja konta i pieczęci
Konieczne jest również:
- rozwiązanie umów z dostawcami, usługodawcami, najemcami, operatorami telekomunikacyjnymi itp.,
- zamknięcie firmowego konta bankowego (lub jego aktualizacja do rozliczeń prywatnych),
- zniszczenie lub zabezpieczenie pieczątek firmowych,
- aktualizacja danych w urzędzie skarbowym (np. formularz ZAP-3, jeżeli VAT ma być zwrócony na konto prywatne).
VAT – obowiązki i pułapki
Jeśli przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT, powinien:
- złożyć formularz VAT-Z,
- wykonać spis z natury dla celów VAT (na bazie cen rynkowych),
- wykazać majątek firmowy, od którego odliczono VAT,
- rozliczyć ewentualny podatek od środków trwałych i wyposażenia pozostałego po likwidacji firmy.
Aby zminimalizować należny podatek VAT, zaleca się wyprzedaż składników majątku jeszcze przed dniem likwidacji działalności. Dotyczy to w szczególności samochodów osobowych z częściowym odliczeniem VAT.
Przechowywanie dokumentów
Po zamknięciu firmy należy zadbać o odpowiednie archiwizowanie dokumentacji:
- księgi rachunkowe, rejestry, faktury – 5 lat,
- dokumentacja ZUS – 10 lat,
- akta pracownicze – 10 lub 50 lat (w zależności od okresu zatrudnienia),
- inne dokumenty firmowe – według terminów wskazanych w przepisach branżowych.
Warto rozważyć przekazanie archiwów do profesjonalnej firmy zajmującej się ich przechowywaniem.
A może zamiast likwidacji – przekształcenie w spółkę?
Przedsiębiorca, który stoi przed zamknięciem firmy, nie musi od razu uznawać, że to koniec. Zanim podejmiesz decyzję o likwidacji, warto sprawdzić, jakie masz możliwości, by uchronić się przed najgorszym scenariuszem. Odpowiednie wsparcie doradcze może znacząco pomóc:
- znaleźć rozwiązania – restrukturyzacja, zmiana modelu działania, renegocjacja zobowiązań, optymalizacja kosztów
- uniknąć błędów – opóźnione reakcje, problemy z płynnością, błędy formalne
- wzmocnić firmę – świadome decyzje strategiczne, kontrola finansów i kadry, lepsza odporność na trudne czasy
I właśnie w tym momencie proponujemy rozwiązania oparte na naszym doświadczeniu. Oferujemy wsparcie obejmujące kluczowe obszary funkcjonowania firmy:
- Księgowość i finanse – kontrola kosztów i płynności, szybka reakcja na problemy budżetowe
- Kadry i płace – optymalizacja zatrudnienia, zgodność z przepisami, unikanie sporów i kar
- Prawo gospodarcze – bezpieczeństwo prawne, wsparcie w regulacjach i restrukturyzacjach
- Consulting strategiczny – planowanie rozwoju, analiza rynku, zwiększanie odporności biznesu
Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej nie zawsze jest jedynym wyjściem. W wielu przypadkach rozsądniejszym krokiem może być przekształcenie JDG w spółkę, co pozwala kontynuować działalność w nowej formie prawnej – z większą elastycznością i lepszą ochroną majątku osobistego. Biuro Skorupiński zapewnia pełne wsparcie – od analizy sytuacji prawnej i finansowej, po przygotowanie dokumentacji i rejestrację w KRS.
