Jak długo przechowywać w firmie dane dotyczące zatrudnionych osób?

Przechowywanie danych kadrowych w firmie jest obowiązkiem każdego pracodawcy, który musi przestrzegać przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych oraz archiwizowania dokumentów w firmie. Zrozumienie, jak długo przechowywać dokumenty kadrowe, jest kluczowe dla zgodności z przepisami oraz ochrony interesów zarówno pracodawcy, jak i pracowników. W artykule omówimy zasady przechowywania dokumentów kadrowych dla różnych rodzajów zatrudnienia, posiłkując się odpowiednimi przepisami prawnymi.

Przechowywanie danych kadrowych – jak długo należy przechowywać dokumenty pracowników?

Jak długo przechowywać dokumenty kadrowe? Zgodnie z obowiązującymi przepisami, okres przechowywania dokumentów kadrowych różni się w zależności od rodzaju umowy oraz czasu zatrudnienia pracownika. Oto kluczowe przepisy dotyczące okresów przechowywania:

• Umowy o pracę zawarte po 1 stycznia 2019 roku: Dokumenty kadrowe muszą być przechowywane przez 10 lat od zakończenia pracy pracownika (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).
• Umowy o pracę zawarte przed 1 stycznia 2019 roku: Okres przechowywania wynosi 50 lat, chyba że pracodawca zdecyduje się na skrócenie tego okresu po zgłoszeniu danych do ZUS.
• Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne: Dokumenty związane z umowami cywilnoprawnymi należy przechowywać przez 10 lat, co wynika z ogólnych przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania, pracodawca jest zobowiązany do odpowiedniego zarządzania dokumentacją, co może obejmować ich zniszczenie zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Archiwizowanie dokumentów w firmie – przepisy dotyczące umów o pracę i umów zlecenia

Przepisy dotyczące archiwizowania dokumentów w firmie są precyzyjne i wymagają od pracodawców skrupulatności w ich przestrzeganiu. Zatem jak przechowywać dane osobowe w firmie tak aby były bezpieczne?:

• Umowy o pracę: Dokumenty pracowników zatrudnionych na umowy o pracę muszą być przechowywane zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. W przypadku zakończenia zatrudnienia, dokumenty te należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
• Umowy zlecenia: W przypadku umów zlecenia, dokumenty należy przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń, czyli 10 lat od zakończenia umowy.

Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla ochrony interesów pracodawcy oraz zgodności z przepisami prawa pracy.

Jak przechowywać dane osobowe w firmie zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Przechowywanie danych osobowych w firmie musi być zgodne z przepisami RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Oto najważniejsze zasady:

• Bezpieczeństwo danych: Dane osobowe muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, z ograniczonym dostępem tylko dla upoważnionych osób.
• Celowość przechowywania: Dane osobowe mogą być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
• Dokumentacja procesu: Pracodawca powinien prowadzić ewidencję przechowywanych danych osobowych i procesów ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.

Prawidłowe przechowywanie danych osobowych w firmie jest kluczowe dla ochrony prywatności pracowników i zgodności z przepisami RODO.

Przechowywanie dokumentów kadrowych pracowników zatrudnionych na okres próbny i czas nieokreślony

Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów kadrowych różnią się w zależności od rodzaju zatrudnienia:

• Pracownicy zatrudnieni na okres próbny: Dokumenty tych pracowników należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy, niezależnie od tego, czy umowa została przedłużona na czas nieokreślony.
• Pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony: Dokumenty muszą być przechowywane przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Jeśli umowa zakończyła się przed 1 stycznia 2019 roku, okres ten wynosi 50 lat.

Dbałość o odpowiednie przechowywanie dokumentów kadrowych w zależności od rodzaju zatrudnienia pomaga uniknąć naruszeń przepisów prawa pracy.

Jak Biuro Skorupiński wspiera firmy w archiwizowaniu dokumentów i przechowywaniu danych kadrowych?

Biuro Skorupiński oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie archiwizowania dokumentów kadrowych i przechowywania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nasze usługi obejmują:

• Audyt dokumentacji kadrowej: Przeprowadzamy audyty, które pomagają określić, które dokumenty muszą być przechowywane i jak długo.
• Doradztwo prawne: Zapewniamy wsparcie w interpretacji i stosowaniu przepisów dotyczących przechowywania danych osobowych i dokumentacji kadrowej.
• Szkolenia: Organizujemy szkolenia dla działów kadr, aby zwiększyć ich świadomość i umiejętności w zakresie archiwizacji dokumentów.
• Bezpieczne przechowywanie danych: Pomagamy wdrożyć procedury zapewniające bezpieczeństwo przechowywanych danych osobowych zgodnie z przepisami RODO.

Dzięki wsparciu Biura Skorupiński, przedsiębiorcy mogą być pewni, że ich dokumentacja kadrowa jest zarządzana zgodnie z obowiązującymi przepisami, co minimalizuje ryzyko naruszeń prawa i chroni interesy zarówno pracodawców, jak i pracowników.