Od 1 stycznia 2027 r. zakończą się kolejne uproszczenia związane z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Zmiany będą szczególnie istotne dla najmniejszych przedsiębiorców, firm korzystających z kas fiskalnych oraz podmiotów, które dotychczas wystawiały faktury poza systemem.

Warto pamiętać, że obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również wielu przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Dlatego już teraz warto sprawdzić, jakie zasady będą obowiązywać w konkretnej firmie i odpowiednio przygotować procesy związane z fakturowaniem.

KSeF od 2027 r. również dla najmniejszych firm

Do końca 2026 r. obowiązuje rozwiązanie przejściowe, które pozwala wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.

Od 1 stycznia 2027 r. to uproszczenie przestanie obowiązywać. W praktyce oznacza to, że również najmniejsi przedsiębiorcy, którzy wystawiają zaledwie kilka faktur miesięcznie, co do zasady będą musieli korzystać z KSeF.

Nie oznacza to jednak, że każda sprzedaż musi być dokumentowana fakturą w systemie. Nadal będą obowiązywać ustawowe wyłączenia, w tym dotyczące faktur wystawianych na rzecz konsumentów.

Czy KSeF obejmie przedsiębiorców zwolnionych z VAT?

Tak. Zwolnienie z VAT samo w sobie nie zwalnia z obowiązku korzystania z KSeF.

Obowiązek może dotyczyć zarówno przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego ze względu na wysokość sprzedaży, jak i podatników wykonujących czynności zwolnione z VAT.

Jeżeli przedsiębiorca zwolniony z VAT wystawia fakturę na rzecz innej firmy, co do zasady będzie musiał wystawić ją w KSeF, o ile nie ma zastosowania konkretne wyłączenie lub przepis przejściowy.

Warto więc pamiętać, że brak rejestracji jako czynny podatnik VAT nie oznacza automatycznie braku obowiązków związanych z KSeF.

Kasy fiskalne i paragony z NIP – istotne zmiany od 2027 r.

Zmiany obejmą również przedsiębiorców wystawiających faktury przy użyciu kas rejestrujących oraz firmy, które dokumentują zakupy przedsiębiorców paragonami z NIP nabywcy.

Do 31 grudnia 2026 r. przepisy przejściowe pozwalają jeszcze wystawiać faktury przy użyciu kas fiskalnych poza KSeF. Dotyczy to również paragonów z NIP do 450 zł brutto, które mogą być uznawane za faktury uproszczone.

Od 1 stycznia 2027 r. zasady te ulegną zmianie:

• Nie będzie już można wystawiać faktur przy użyciu kas rejestrujących. Faktury dla przedsiębiorców będą co do zasady wystawiane w KSeF, z uwzględnieniem obowiązujących wyłączeń.
• Paragon z NIP do 450 zł nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. Sam paragon nadal będzie można wystawić, ale jeśli nabywca będący przedsiębiorcą będzie potrzebował faktury, trzeba będzie wystawić ją odrębnie, zgodnie z zasadami KSeF.
• Faktury dla konsumentów nadal będą wystawiane poza obowiązkowym KSeF. Korzystanie z systemu w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej pozostanie dobrowolne.

Przedsiębiorcy korzystający z kas fiskalnych powinni z wyprzedzeniem sprawdzić możliwości swoich systemów sprzedażowych oraz ustalić, jak będzie wyglądał proces wystawiania faktur dla klientów biznesowych po zakończeniu okresu przejściowego.

Czy wszystkie faktury będą musiały trafiać do KSeF?

Nie. Przepisy przewidują określone wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dotyczą one m.in. niektórych transakcji realizowanych przez podmioty zagraniczne, wybranych rozliczeń w procedurach OSS i IOSS, określonych biletów oraz niektórych usług finansowych i ubezpieczeniowych spełniających warunki przewidziane w przepisach.

Zakres wyłączeń jest uzależniony od rodzaju transakcji i spełnienia konkretnych warunków. Dlatego nie należy zakładać, że dana firma może wystawiać faktury poza KSeF wyłącznie na podstawie rodzaju prowadzonej działalności.

Jak przygotować firmę do KSeF w 2027 r.?

Odpowiednie przygotowanie pozwoli ograniczyć ryzyko błędów i usprawnić codzienną pracę. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z KSeF lub korzystali z niego w ograniczonym zakresie, powinni w szczególności:

• Sprawdzić obowiązki firmy – ustalić, które faktury sprzedażowe będą musiały być wystawiane w KSeF, a które mogą korzystać z wyłączeń.
• Zweryfikować dostęp i uprawnienia – zadbać o możliwość logowania do systemu oraz właściwe uprawnienia właściciela firmy, pracowników i biura rachunkowego.
• Sprawdzić program do fakturowania – upewnić się, że wykorzystywane oprogramowanie jest przygotowane do współpracy z KSeF.
• Uporządkować obieg faktur zakupowych – ustalić, kto będzie odbierał faktury z systemu, jak będą przekazywane do księgowości i jak zostaną powiązane z płatnościami oraz dokumentami wewnętrznymi.
• Przygotować pracowników i procedury – określić zasady wystawiania, odbierania i weryfikowania faktur, a także postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Ważne jest również rozróżnienie dwóch kwestii: obowiązku wystawiania faktur w KSeF oraz obowiązku odbierania faktur za pośrednictwem systemu. To odrębne zagadnienia, dlatego przygotowania powinny obejmować zarówno sprzedaż, jak i obieg dokumentów zakupowych.

KSeF – wsparcie księgowe i technologiczne dla Twojej firmy

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur. To również okazja do uporządkowania obiegu dokumentów, usprawnienia współpracy z księgowością i automatyzacji procesów w firmie.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące KSeF lub potrzebują pomocy w przygotowaniu firmy do nadchodzących zmian, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Nasi specjaliści zapewniają wsparcie zarówno w zakresie rozliczeń księgowych i obowiązków podatkowych, jak i automatyzacji procesów oraz praktycznego wdrożenia KSeF w Państwa firmie. Więcej informacji można znaleźć w zakładce podatki.

Podstawa prawna i źródła: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności przepisy dotyczące KSeF i regulacje przejściowe, oraz materiały informacyjne Ministerstwa Finansów dostępne na stronie ksef.podatki.gov.pl.