Koniec roku, jubileusz firmy, podziękowanie za zaangażowanie – okazji do wręczenia pracownikowi prezentu jest wiele. Jednak z punktu widzenia księgowości każdy podarunek ma swoją cenę nie tylko zakupową, ale i podatkową. Czy prezent dla pracownika jest kosztem uzyskania przychodu? Kiedy trzeba od niego odprowadzić VAT? I czym różni się sytuacja pracownika od kontrahenta – bo różni się zasadniczo? Wyjaśniamy.

Prezent dla pracownika – dlaczego podlega pod inny zestaw przepisów niż prezent dla kontrahenta?

To rozróżnienie jest kluczowe i często pomijane. Prezenty dla kontrahentów i prezenty dla pracowników wyglądają podobnie – butelka wina, kosz upominkowy, karta podarunkowa – ale podlegają innym przepisom podatkowym. Najważniejsza różnica dotyczy podatku dochodowego: zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT, które chroni obdarowanego kontrahenta przed obowiązkiem rozliczenia prezentów o wartości do 200 zł, wprost wyklucza pracowników i osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych. Oznacza to, że zasad obowiązujących przy prezentach dla kontrahentów nie można bezpośrednio przenosić na grunt świadczeń pracowniczych.

Kwestia podarunków dla pracowników leży na styku trzech obszarów: podatku dochodowego po stronie pracodawcy (koszty uzyskania przychodu), podatku dochodowego po stronie pracownika (czy prezent jest jego przychodem?) oraz podatku VAT. Każdy z tych obszarów rządzi się własnymi zasadami i wymaga odrębnej analizy.

Prezent dla pracownika a VAT

Na gruncie podatku VAT przekazanie prezentu pracownikowi traktowane jest jako dostawa towarów i co do zasady podlega opodatkowaniu. Wynika to z art. 7 ust. 2–4 ustawy o VAT, który reguluje całość nieodpłatnych przekazań i przewiduje dwa wyjątki pozwalające uniknąć naliczenia podatku: 

Pierwszy wyjątek dotyczy prezentów, których łączna wartość netto w roku podatkowym dla jednej osoby nie przekracza 100 zł – pod warunkiem, że pracodawca prowadzi ewidencję pozwalającą zidentyfikować obdarowane osoby.

Drugi wyjątek obejmuje upominki, których jednostkowa cena nabycia lub koszt wytworzenia nie przekracza 20 zł netto. W tym przypadku prowadzenie ewidencji obdarowanych nie jest wymagane.

Jeśli wartość prezentu przekracza te progi i pracodawca nie spełnia warunków zwolnienia – musi rozliczyć VAT należny od przekazanego towaru, mimo że nie uzyskuje z tego tytułu żadnego przychodu.

Prezent a przychód pracownika – trzy różne sytuacje

To najtrudniejszy obszar, bo ocena skutków podatkowych po stronie pracownika zależy od tego, z jakiego źródła pochodzi prezent i jak jest zakwalifikowany przez pracodawcę.

Sytuacja 1: Prezent ze środków obrotowych firmy

Jeśli pracodawca finansuje prezent z bieżącego rachunku firmowego, jego wartość – niezależnie od kwoty i formy – stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Pracodawca jako płatnik ma obowiązek doliczyć tę wartość do podstawy opodatkowania pracownika i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Co do zasady taki przychód podlega też składkom ZUS. W praktyce oznacza to, że wartość prezentu pomniejsza wynagrodzenie netto pracownika, bo podatek i składki są pobierane z jego pensji.

Sytuacja 2: Prezent ze środków ZFŚS

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy firma posiada Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i finansuje prezenty z tego funduszu. Świadczenia z ZFŚS korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego do kwoty 1000 zł rocznie na pracownika (limit obowiązujący w 2025 roku). Warunek jest jeden, ale kluczowy: świadczenie musi być przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚS, a więc z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Nie można rozdawać prezentów „po równo” wszystkim i korzystać jednocześnie ze zwolnienia – kryterium socjalne musi być realnie stosowane.

Sytuacja 3: Prezent jako darowizna

Istnieje też trzecia ścieżka, wynikająca z aktualnego orzecznictwa. Dyrektor KIS w interpretacji z 25 czerwca 2024 roku (nr 0112-KDIL2-1.4011.494.2024.1.DJ) wskazał, że dobrowolne prezenty przekazywane pracownikom – niebędące elementem wynagrodzenia, lecz formą podziękowania za lata pracy lub uhonorowania w ważnym dniu – nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, lecz darowiznę podlegającą ustawie o podatku od spadków i darowizn. Darowizna dla pracownika podlega tej ustawie według III grupy podatkowej, dla której kwota wolna od podatku wynosi 5 733 zł w ciągu 5 lat od jednego darczyńcy. Ponieważ w praktyce wartość takich prezentów zazwyczaj mieści się w tej kwocie, pracownik nie musi rozliczać się z urzędem skarbowym, a pracodawca nie pełni funkcji płatnika. Uwaga: darowizna nie może być jednocześnie kosztem uzyskania przychodu po stronie firmy – te dwie korzyści wzajemnie się wykluczają. 

Prezent dla pracownika a koszty uzyskania przychodu firmy

To, czy firma może odliczyć wydatek na prezent dla pracownika, zależy przede wszystkim od celu i charakteru podarunku.

Drobne gadżety z logo firmy przekazywane szerokiemu gronu pracowników jako element działań promocyjnych mogą zostać zakwalifikowane jako koszt reklamy – i wówczas stanowią koszt uzyskania przychodu. Prezenty indywidualne, spersonalizowane, wręczane wąskiej grupie osób z okazji jubileuszu lub świąt, będą najczęściej traktowane jako koszty reprezentacji, które na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Jeśli prezent jest traktowany jako darowizna – przepis art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT wyklucza ją z kosztów uzyskania przychodu.

Zestawienie: jak rozliczyć prezent dla pracownika

Jak bezpiecznie planować prezenty dla pracowników?

Praktyczna zasada jest prosta: im wyższa wartość prezentu i im węższe grono obdarowanych, tym większe jest ryzyko podatkowe i tym ważniejsza jest prawidłowa kwalifikacja wydatku. Drobne gadżety z logo firmy wręczane wszystkim pracownikom to bezpieczna, reklamowa strefa kosztów. Indywidualny upominek o znacznej wartości wymaga analizy pod kątem VAT, PIT, składek ZUS i ewentualnej kwalifikacji jako darowizny.