Lepsze firmy. Każdego dnia.
Lepsze firmy. Każdego dnia.
W obrocie gospodarczym faktura proforma jest dokumentem powszechnie stosowanym. Wielu przedsiębiorców zastanawia się: faktura pro forma co to właściwie jest i jakie wywołuje skutki prawne. Pro forma pełni funkcję przede wszystkim informacyjną i działa podobnie do oferty handlowej, potwierdzając warunki zamówienia, złożenia oferty czy przyjęcia jej do realizacji. Faktura proforma pozwala również na rozliczenie zaliczki, bez wywoływania skutków właściwych dla faktury VAT, dlatego często pojawia się pytanie o fakturę zaliczkową a proformę i różnice pomiędzy tymi dokumentami. Z tego względu ten dokument jest stosowany często w obrocie krajowym, jak i międzynarodowym. Dla wielu osób istotne pozostaje również, co to znaczy w praktyce gospodarczej i księgowej.
Powstaje zatem praktyczne pytanie – czy faktura pro forma może stanowić podstawę dochodzenia zapłaty przed Sądem ?
Orzecznictwo sądowe jednoznacznie wskazuje, że nie.
Oznaczenie dokumentu jako „Pro Forma” wyłącza możliwość uznania go za fakturę VAT w rozumieniu przepisów podatkowych, co ma istotne znaczenie z perspektywy obsługi podatkowej przedsiębiorców. W konsekwencji sama faktura proforma nie może być traktowana jako skuteczne wezwanie do zapłaty, czy potwierdzenie wykonania zobowiązania. W praktyce pojawiają się także pytania dotyczące relacji: zapłata za proformę a wystawienie faktury, ponieważ przedsiębiorcy błędnie utożsamiają dokonanie płatności z powstaniem obowiązku wystawienia faktury VAT.
Stanowisko to znajduję odzwierciedlenie między innymi w wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 18 lutego 2020 rok o sygnaturze akt V ACa 656/19, stwierdzając, iż:
Stwierdzenie wierzytelności pismem w rozumieniu art. 514 k.c. może nastąpić także w wyniku wystawienia przez wierzyciela dokumentu (np. faktury) potwierdzającego wykonanie zobowiązania i akceptowanego przez dłużnika. Nie jest w konsekwencji wystarczające wystawienie faktury pro forma, która nie potwierdza przecież wykonania zobowiązania, ale poprzedza jego powstanie i jest elementem negocjacji przed zawarciem umowy. Nie wynika z niej żadna istniejąca wierzytelność.
W praktyce przedsiębiorcy pytają również, czy faktura proforma zapłacona w całości może stanowić dowód wykonania umowy albo czy czy faktura proforma jest dowodem zakupu. Odpowiedź pozostaje negatywna – sama proforma nie potwierdza sprzedaży ani wykonania zobowiązania.
Zgodnie z art 106i pkt 3 ust 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług termin na wystawienie faktury wynosi 30 dni od wykonania usługi.
W praktyce często pojawia się także kwestia relacji: faktura proforma a faktura końcowa, zwłaszcza w sytuacji wcześniejszego opłacenia zamówienia przez kontrahenta.
Orzecznictwo sądowe wskazuje, że nie. Wystawiona faktura po zakreślonym terminie nie ma wpływu na istnienie samego roszczenia o zapłatę, gdyż:
Jak słusznie Sąd Apelacyjny w Katowicach wyrokiem z dnia 18 maja 2016 roku wskazuje, iż:
Brak natomiast odpowiedniego dokumentu podatkowego, mogącego być podstawą dokonania rozliczeń finansowych przedsiębiorstwa, powinien być uzupełniony w drodze przepisów prawa podatkowego (na przykład poprzez wystawienie duplikatu faktury). Z tego też względu bez znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy pozostaje okoliczność, czy i kiedy doszło do poprawnego zaksięgowania w przedsiębiorstwie cedentki wystawionych z tytułu wykonanej umowy o dzieło faktur.
W kontekście praktyki obrotu gospodarczego często pojawiają się także pytania dotyczące sytuacji: zapłacona proforma a brak faktury lub faktura proforma zwrot pieniędzy. Kwestie te wymagają jednak każdorazowo analizy konkretnego stosunku prawnego oraz ustalenia, czy doszło już do wykonania umowy i powstania obowiązku wystawienia faktury VAT.
Nie. Czy faktura proforma jest dowodem zakupu to jedno z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców. Faktura proforma ma charakter wyłącznie informacyjny i nie potwierdza dokonania sprzedaży ani wykonania usługi. Dowodem księgowym pozostaje dopiero właściwa faktura VAT.
W praktyce wiele osób wpisuje w wyszukiwarkę frazy: faktura pro forma co to albo proforma co to znaczy. Jest to dokument handlowy przedstawiający warunki planowanej transakcji, najczęściej wykorzystywany przed dokonaniem płatności lub realizacją zamówienia.
Co do zasady tak – relacja zapłata za proformę a wystawienie faktury najczęściej prowadzi do konieczności wystawienia faktury zaliczkowej lub końcowej, zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Najważniejsza różnica pomiędzy dokumentami określanymi jako faktura zaliczkowa a proforma polega na tym, że faktura zaliczkowa wywołuje skutki podatkowe, natomiast proforma nie jest dokumentem księgowym.
Sama faktura proforma zapłacona w całości nie zawsze stanowi dowód wykonania umowy lub istnienia wierzytelności. Może jednak pełnić funkcję dowodową pomocniczo, razem z innymi dokumentami potwierdzającymi przebieg transakcji.
Sytuacja określana jako zapłacona proforma a brak faktury może oznaczać naruszenie obowiązków podatkowych przez sprzedawcę. Co do zasady po otrzymaniu płatności przedsiębiorca powinien wystawić odpowiedni dokument księgowy.
Tak, zagadnienie faktura proforma zwrot pieniędzy pojawia się najczęściej w przypadku rezygnacji z zamówienia lub niewykonania umowy. Sam zwrot środków zależy jednak od treści umowy oraz okoliczności konkretnej transakcji.
Źródła: ustawa o VAT, Kodeks cywilny, orzecznictwo Sądu Apelacyjnego w Gdańsku (V ACa 656/19) oraz Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 18 maja 2016 r.
