Lepsze firmy. Każdego dnia.
Lepsze firmy. Każdego dnia.
Brak oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze może wydawać się wyłącznie błędem formalnym. W praktyce jest to jednak uchybienie, które może prowadzić do sankcji podatkowych oraz odpowiedzialności karnoskarbowej.
Najważniejsze jest jedno: jeżeli faktura powinna zawierać oznaczenie MPP, to sam brak dopisu nie powoduje, że obowiązek zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności znika. Obowiązek ten wynika z ustawy, a nie wyłącznie z treści faktury. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, od kiedy split payment jest obowiązkowy dla wszystkich transakcji spełniających kryteria i kiedy mechanizm podzielonej płatności staje się bezwzględnym wymogiem. Odpowiedź tkwi bezpośrednio w przepisach.
Obowiązek umieszczenia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” wynika z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT. Zanim jednak przeanalizujemy szczegóły, warto dokładnie wiedzieć, co to jest split payment i jak działa ta metoda podzielonej płatności. W skrócie: polega ona na rozdzieleniu zapłaty za fakturę na kwotę netto (trafiającą na konto sprzedawcy) oraz kwotę podatku (trafiającą na dedykowany rachunek VAT).
Faktura powinna zawierać oznaczenie o obowiązkowym MPP, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
W praktyce istotne jest, że próg 15 000 zł bada się na poziomie konkretnej faktury, a nie całej umowy czy całego zamówienia. Jeżeli umowa opiewa na wyższą kwotę, ale rozliczana jest kilkoma fakturami, z których każda nie przekracza 15 000 zł brutto, obowiązek MPP może nie powstać.
Jednocześnie wystarczy, że choć jedna pozycja na fakturze dotyczy towaru albo usługi z załącznika nr 15, aby cała faktura wymagała oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”, o ile spełnione są pozostałe przesłanki. Żeby poprawnie wystawić dokument, należy dokładnie sprawdzić, dla jakich obszarów wprowadzono mechanizm podzielonej płatności – jakie towary oraz w ramach mpp jakie usługi podlegają pod te restrykcyjne zasady. Pełne zestawienie zawiera wspomniany załącznik 15 do ustawy o vat.
Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę bez wymaganego oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”, organ podatkowy może ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku VAT przypadającej na towary lub usługi objęte załącznikiem nr 15.
Nie chodzi więc o 30% całej wartości faktury. Sankcja odnosi się do podatku VAT przypadającego na te pozycje, które powinny być objęte obowiązkowym MPP.
Poza sankcją na gruncie ustawy o VAT należy uwzględnić również ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej. Brak wymaganego oznaczenia może zostać potraktowany jako wadliwe wystawienie faktury. W takim przypadku zastosowanie może znaleźć art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z tym przepisem, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Podatnicy często pytają również, jak mają się do siebie dawne odwrotne obciążenie a split payment. Obecnie to właśnie płatności split payment zastąpiły dawny mechanizm odwrotnego obciążenia w krajowych transakcjach towarowych i usługowych o podwyższonym ryzyku.
Tak. Jeżeli faktura została wystawiona bez wymaganego oznaczenia MPP, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą. Podatnicy poszukujący wzorów dokumentów często pobierają załącznik nr 15 do ustawy o vat pdf ze stron rządowych, aby upewnić się, że prawidłowo przyporządkowali kody PKWiU.
Obecnie, w związku ze zmianami dotyczącymi KSeF, należy zachować szczególną ostrożność przy powoływaniu się na noty korygujące. Od 1 lutego 2026 r. noty korygujące nie funkcjonują już jako instrument poprawiania błędów na fakturach. Oznacza to, że błędy powinny być korygowane przez sprzedawcę poprzez fakturę korygującą. Kwestie te regulowały wdrożone przez Ministerstwo Finansów dla systemu split payment przepisy przejściowe, które ostatecznie ugruntowały pozycję faktur korygujących jako jedynej drogi naprawy takich błędów formalnych.
Co do zasady – nie. To jest najważniejszy punkt praktyczny.
Sama korekta faktury jest konieczna, ale nie zawsze wystarczająca do wyłączenia odpowiedzialności. Ustawa o VAT przewiduje, że sankcji po stronie wystawcy nie stosuje się, jeżeli kwota odpowiadająca VAT przypadającemu na towary lub usługi z załącznika nr 15 została zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Innymi słowy: kluczowe znaczenie ma nie tylko poprawienie dokumentu, ale również faktyczny sposób zapłaty. Wykonany przez kontrahenta zwykły przelew zamiast split payment na standardowy rachunek rozliczeniowy (z pominięciem rachunku VAT) komplikuje sytuację sprzedawcy.
Jeżeli błąd został wykryty przed płatnością, sytuacja jest znacznie łatwiejsza do naprawienia. Sprzedawca powinien niezwłocznie poinformować nabywcę o błędzie, wystawić fakturę korygującą i dopilnować, aby płatność została dokonana w MPP.
Jeżeli jednak została dokonana standardowa płatność payment poza MPP, późniejsze dodanie oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” poprzez korektę nie usuwa automatycznie ryzyka sankcji po stronie sprzedawcy.
Po wykryciu, że faktura została wystawiona bez wymaganego oznaczenia MPP, podatnik powinien działać szybko i dowodowo. Warto pamiętać, jak precyzyjny w swoich wytycznych jest załącznik nr 15 do ustawy, który bezwzględnie definiuje ramy transakcji objętych tym obowiązkiem. Wprowadzając w życie regulacje typu split payment, przepisy przejściowe oraz późniejsze nowelizacje jasno określiły procedury naprawcze.
W pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy obowiązek MPP rzeczywiście powstał. Trzeba sprawdzić wartość faktury, przedmiot transakcji, status stron oraz to, czy dana pozycja znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Jeżeli obowiązek istniał, sprzedawca powinien niezwłocznie poinformować nabywcę o błędzie. Informacja powinna zostać przekazana w sposób pozwalający później wykazać jej treść i datę, najlepiej e-mailem albo przez system księgowy lub ERP. W przypadku wątpliwości, jak prawidłowo przeprowadzić taką procedurę i zabezpieczyć firmę przed fiskusem, warto powierzyć te kwestie profesjonalistom, których specjalnością jest księgowość i doradztwo podatkowe.
Następnie należy wystawić fakturę korygującą zawierającą prawidłowe oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”.
Jeżeli faktura nie została jeszcze opłacona, trzeba dopilnować, aby nabywca dokonał płatności z zastosowaniem MPP. To właśnie rzeczywista płatność w payment split ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia ryzyka sankcji po stronie sprzedawcy.
Jeżeli faktura została już opłacona poza MPP, korekta nadal powinna zostać wystawiona, ale ryzyko sankcyjne może pozostać. W takiej sytuacji należy dodatkowo przeanalizować, czy zasadne jest złożenie czynnego żalu oraz jakie dowody mogą ograniczać ryzyko w razie kontroli.
W razie kontroli podatkowej znaczenie będą miały przede wszystkim dokumenty pokazujące, że podatnik wykrył błąd, zareagował niezwłocznie i podjął działania naprawcze.
Warto zabezpieczyć w szczególności:
Na gruncie Ordynacji podatkowej dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. Dlatego warto dokumentować nie tylko samą korektę, ale także cały proces reakcji na błąd.
Tak. Nabywca nie może bezpiecznie zakładać, że skoro na fakturze nie ma oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”, to nie musi stosować MPP. Jeżeli ustawowe przesłanki były spełnione, obowiązek zapłaty w MPP istnieje niezależnie od tego, czy sprzedawca prawidłowo oznaczył fakturę. Kwestia tego, co to jest split payment i czy ma charakter obligatoryjny, dotyczy w równym stopniu obu stron transakcji.
Jeżeli nabywca dokona płatności z pominięciem MPP, mimo że przepisy nakładały na niego split payment obowiązkowe, może narazić się na sankcję w wysokości 30% VAT przypadającego na towary lub usługi z załącznika nr 15.
Dodatkowo po stronie nabywcy mogą pojawić się konsekwencje w podatkach dochodowych. W określonych sytuacjach zapłata z pominięciem MPP może wpływać na możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
