Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej – jak tego dokonać i czy jest to ostateczność?

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej to poważna decyzja, która powinna być ostatecznością. Zanim zdecydujesz się zakończyć działalność, warto rozważyć inne możliwości – zawieszenie firmy, zmianę profilu działalności czy przekształcenie w sp. z o.o. W tym poradniku pokazujemy, jak wygląda proces likwidacji JDG, ale też kiedy lepiej poszukać alternatywy zamiast definitywnie zamykać biznes.

CEIDG – pierwszy krok do zamknięcia firmy

Likwidację działalności gospodarczej rozpoczynamy od zgłoszenia wykreślenia wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Służy do tego formularz CEIDG-1, w którym należy zaznaczyć opcję „wniosek o wykreślenie wpisu”. Wniosek można złożyć:

• osobiście w urzędzie gminy lub miasta,
• online przez profil zaufany lub e-podpis (na stronieceidg.gov.pl),
• listownie – pod warunkiem, że podpis zostanie poświadczony notarialnie.

Należy pamiętać, że wniosek trzeba złożyć w ciągu 7 dni od zaprzestania wykonywania działalności. Wykreślenie z CEIDG następuje z reguły najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.

Co dzieje się dalej – informowanie urzędów i instytucji

Złożenie formularza CEIDG-1 skutkuje automatycznym przekazaniem informacji do:

• urzędu skarbowego (w tym rejestru NIP),
• ZUS lub KRUS (dot. płatnika składek),
• GUS (rejestr REGON).

Dzięki integracji systemów administracji publicznej nie ma obowiązku osobnego informowania tych instytucji o zamknięciu firmy. W praktyce jednak warto dopilnować, aby wszystkie zgłoszenia zostały poprawnie przetworzone, szczególnie w przypadku wyrejestrowania z ZUS.

Obowiązki podatkowe – wykazy, remanenty, deklaracje

Zamknięcie firmy to również obowiązki wobec fiskusa. Należy:

• sporządzić wykaz majątku firmy (środki trwałe, licencje, materiały, wyposażenie itp.),
• wykonać remanent końcowy (spis z natury), który należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów,
• rozliczyć ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy (PIT),
• złożyć deklarację VAT-Z w terminie 7 dni od zakończenia działalności,
• przygotować i złożyć deklarację VAT-7 za ostatni miesiąc lub kwartał działalności, z uwzględnieniem danych ze spisu z natury,
• do końca kwietnia kolejnego roku złożyć roczną deklarację podatkową.

Jeśli po zakończeniu działalności zostanie sprzedany majątek firmy (np. sprzęt, samochód), a od zakończenia działalności nie minęło jeszcze 6 lat, obowiązuje konieczność zapłaty podatku dochodowego od tej sprzedaży.

Zamknięcie działalności a ZUS – wyrejestrowania i obowiązki

W pierwszej połowie 2025 r., w Polsce zamkniętych zostało niemal 100 tysięcy JDG. Warto pamiętać, że w takim przypadku ZUS otrzymuje automatycznie informację o zakończeniu działalności z CEIDG, jednak dla pewności warto złożyć także formularz ZUS ZWUA, szczególnie gdy ubezpieczeniem objęta była również rodzina przedsiębiorcy. Należy także pamiętać o:

• rozliczeniu składek ZUS za ostatni miesiąc (do 10 lub 15 dnia kolejnego miesiąca),
• 30-dniowym okresie obowiązywania ubezpieczenia zdrowotnego po zakończeniu działalności,
• przechowywaniu dokumentacji rozliczeniowej przez 10 lat.

Pracownicy i dokumentacja kadrowa

Zamknięcie działalności nie anuluje automatycznie umów o pracę. Każda z nich musi zostać rozwiązana indywidualnie – na mocy porozumienia lub z wypowiedzeniem. Dotyczy to również pracowników w okresie ochronnym.

Po zakończeniu zatrudnienia trzeba:

• złożyć deklaracje PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11,
• przechowywać dokumentację kadrową nawet przez 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia (chyba że skrócono okres przechowywania do 10 lat i przesłano do ZUS raport ZUS RIA).

Rozwiązanie umów, likwidacja konta i pieczęci

Konieczne jest również:

• rozwiązanie umów z dostawcami, usługodawcami, najemcami, operatorami telekomunikacyjnymi itp.,
• zamknięcie firmowego konta bankowego (lub jego aktualizacja do rozliczeń prywatnych),
• zniszczenie lub zabezpieczenie pieczątek firmowych,
• aktualizacja danych w urzędzie skarbowym (np. formularz ZAP-3, jeżeli VAT ma być zwrócony na konto prywatne).

VAT – obowiązki i pułapki

Jeśli przedsiębiorca był czynnym podatnikiem VAT, powinien:

• złożyć formularz VAT-Z,
• wykonać spis z natury dla celów VAT (na bazie cen rynkowych),
• wykazać majątek firmowy, od którego odliczono VAT,
• rozliczyć ewentualny podatek od środków trwałych i wyposażenia pozostałego po likwidacji firmy.

Aby zminimalizować należny podatek VAT, zaleca się wyprzedaż składników majątku jeszcze przed dniem likwidacji działalności. Dotyczy to w szczególności samochodów osobowych z częściowym odliczeniem VAT.

Przechowywanie dokumentów

Po zamknięciu firmy należy zadbać o odpowiednie archiwizowanie dokumentacji:

• księgi rachunkowe, rejestry, faktury – 5 lat,
• dokumentacja ZUS – 10 lat,
• akta pracownicze – 10 lub 50 lat (w zależności od okresu zatrudnienia),
• inne dokumenty firmowe – według terminów wskazanych w przepisach branżowych.

Warto rozważyć przekazanie archiwów do profesjonalnej firmy zajmującej się ich przechowywaniem.

A może zamiast likwidacji – przekształcenie w spółkę?

Przedsiębiorca, który stoi przed zamknięciem firmy, nie musi od razu uznawać, że to koniec. Zanim podejmiesz decyzję o likwidacji, warto sprawdzić, jakie masz możliwości, by uchronić się przed najgorszym scenariuszem. Odpowiednie wsparcie doradcze może znacząco pomóc:

• znaleźć rozwiązania – restrukturyzacja, zmiana modelu działania, renegocjacja zobowiązań, optymalizacja kosztów
• uniknąć błędów – opóźnione reakcje, problemy z płynnością, błędy formalne
• wzmocnić firmę – świadome decyzje strategiczne, kontrola finansów i kadry, lepsza odporność na trudne czasy

I właśnie w tym momencie proponujemy rozwiązania oparte na naszym doświadczeniu. Oferujemy wsparcie obejmujące kluczowe obszary funkcjonowania firmy:

• Księgowość i finanse – kontrola kosztów i płynności, szybka reakcja na problemy budżetowe
• Kadry i płace – optymalizacja zatrudnienia, zgodność z przepisami, unikanie sporów i kar
• Prawo gospodarcze – bezpieczeństwo prawne, wsparcie w regulacjach i restrukturyzacjach
• Consulting strategiczny – planowanie rozwoju, analiza rynku, zwiększanie odporności biznesu

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej nie zawsze jest jedynym wyjściem. W wielu przypadkach rozsądniejszym krokiem może być przekształcenie JDG w spółkę, co pozwala kontynuować działalność w nowej formie prawnej – z większą elastycznością i lepszą ochroną majątku osobistego. Biuro Skorupiński zapewnia pełne wsparcie – od analizy sytuacji prawnej i finansowej, po przygotowanie dokumentacji i rejestrację w KRS.