Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza obowiązkową jawność wynagrodzeń w ofertach pracy. To rewolucja w rekrutacji pracowników i kluczowy obowiązek pracodawcy. Zapewnij zgodność swojego procesu rekrutacji z prawem. Sprawdź, jak unikać błędów i wdrożyć nowe regulacje.

Kontekst rynkowy: Zmiana w stronę transparentności płac

Przez lata standardem na polskim rynku pracy była poufność wynagrodzeń. Pozwalało to firmom na indywidualne dopasowanie oferty do kompetencji konkretnego kandydata.

Obecnie, w związku z implementacją unijnych dyrektyw, model ten zostaje zastąpiony nowymi ramami prawnymi. Dla organizacji oznacza to konieczność dostosowania procesów do następujących uwarunkowań:

• Standaryzacja procesów informacyjnych: Obowiązek podawania widełek płacowych przesuwa moment weryfikacji oczekiwań finansowych na początek kontaktu z kandydatem. Z punktu widzenia firmy jest to zmiana w zarządzaniu lejkiem rekrutacyjnym i harmonogramem spotkań.
• Wymogi formalno-prawne:Nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawców obowiązek opierania stawek na obiektywnych i neutralnych kryteriach. Oznacza to posiadanie udokumentowanych struktur płacowych, co staje się elementem audytów i kontroli zgodności (compliance).
• Nowe ramy negocjacyjne: Jawność wynagrodzeń zmienia dynamikę rozmów o warunkach zatrudnienia. Przedsiębiorcy muszą operować w granicach wcześniej zdefiniowanych budżetów, co wpływa na sposób planowania kosztów pracy w dłuższej perspektywie.

Wprowadzenie nowych przepisów jest zmianą o charakterze systemowym, która kodyfikuje zasady udostępniania danych o wynagrodzeniach na rynku pracy.

Wpływ nowych regulacji na procesy kadrowe w przedsiębiorstwie

Wprowadzenie ustawowego obowiązku informacyjnego w zakresie wynagrodzeń nakłada na pracodawców konieczność rewizji dotychczasowej polityki rekrutacyjnej. Z perspektywy przedsiębiorcy, zmiana ta oznacza konieczność dostosowania się do nowych ram prawnych, co wiąże się z konkretnymi skutkami operacyjnymi:

• Parametryzacja ofert: Publikacja widełek płacowych staje się nowym, obligatoryjnym elementem procesu selekcji. Z punktu widzenia firmy, oznacza to sztywne zdefiniowanie budżetu na dany wakat już na etapie planowania naboru. Choć ogranicza to elastyczność w negocjacjach, może pełnić jednocześnie funkcję „sita”, które odrzuca kandydatów o oczekiwaniach przekraczających założone możliwości finansowe firmy.
• Dostosowanie do standardów rynkowych: Nowe przepisy sprawiają, że informacja o wynagrodzeniu staje się wymaganym standardem technicznym ogłoszenia. Dane rynkowe (m.in. VIII edycja badania Candidate Experience eRecruiter) wskazują, że kandydaci częściej kierują aplikacje tam, gdzie stawki są podane, co może np. wpłynąć na monitorowanie przez firmy działań konkurencji.
• Konieczność usztywnienia kryteriów płacowych: Dla przedsiębiorcy oznacza to mniejszy margines na uznaniowość, co z kolei wymaga dokładnego audytu wewnętrznych siatek płac, aby uniknąć niespójności między nowymi a obecnymi pracownikami.
• Nowe standardy dokumentacji (compliance): Ustawodawca kładzie nacisk na obiektywne i neutralne kryteria doboru pracowników. W praktyce oznacza to dla pracodawcy dodatkowy obowiązek dokumentacyjny – każda decyzja płacowa musi być możliwa do uzasadnienia w oparciu o merytoryczne przesłanki, co jest kluczowe dla ochrony firmy przed ewentualnymi zarzutami o brak obiektywizmu w procesie wyceny stanowisk.

Przekształcenie polityki informacyjnej w obszarze płac to przede wszystkim wyzwanie natury administracyjnej i prawnej. Wymaga ono od przedsiębiorców nie tylko zmiany treści publikowanych ofert, ale przede wszystkim uporządkowania dokumentacji wewnętrznej, aby zapewnić jej pełną zgodność z nowymi, restrykcyjnymi wymogami Kodeksu pracy.

Jawne wynagrodzenia – od kiedy przepis staje się faktem?

Nadchodząca nowelizacja Kodeksu pracy to duża zmiana na rynku pracy. Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy będą mieli obowiązek podawania wynagrodzenia w ofercie pracy, albo przed rozmową czy przed podpisaniem umowy (jeśli wcześniej jej nie przekazano), czyli jeszcze przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu.

Zgodnie z nowymi przepisami, osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi otrzymać od pracodawcy informację dotyczącą:

1. Wynagrodzenia lub jego przedziału (tzw. widełki płacowe) – kwoty te muszą być oparte na obiektywnych i neutralnych kryteriach (w szczególności pod względem płci).
2. Postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – o ile dany pracodawca jest nimi objęty.

Implementacja tych wytycznych ma zapewnić, że każdy kandydat dysponuje pełną wiedzą o warunkach finansowych, co jest podstawą do podjęcia decyzji o udziale w procesie rekrutacyjnym.

Kiedy i jak informować kandydata o zarobkach?

Ustawodawca kładzie duży nacisk na to, aby informacja o zarobkach była przekazana w sposób wyprzedzający. Oznacza to, że kandydat musi mieć szansę zapoznać się z ofertą finansową zanim zaangażuje się w proces rekrutacyjny lub podpisze umowę.

Informacje te – w formie papierowej lub elektronicznej – powinny zostać przekazane:

• W samym ogłoszeniu o pracę (rekomendowane rozwiązanie)
• Przed rozmową kwalifikacyjną (jeśli w ogłoszeniu nie podano stawek)
• Przed nawiązaniem stosunku pracy (w przypadku braku ogłoszenia i rozmowy)

Pamiętaj: Skoro widełki wynagrodzenia muszą być oparte na obiektywnych i neutralnych kryteriach, to konieczne jest posiadanie ustalonej i spisanej siatki płac oraz odpowiednio sformułowanego regulaminu wynagradzania lub innych wewnętrznych dokumentów. 

Bez uporządkowanej dokumentacji wewnętrznej, spełnienie tego wymogu formalnego jest niemożliwe. Nasz zespół oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie prowadzenia kadr i płac, co jest fundamentem efektywnego zarządzania personelem i zgodności z wszystkimi przepisami prawa pracy.

Poniżej znajdziesz kluczowe elementy zmian:

• Zakaz pytań o historię zarobków

To jedna z najważniejszych zmian dla rekruterów i właścicieli firm. Nowelizacja co prawda przyznaje pracodawcom prawo do przetwarzania danych o poprzednim zatrudnieniu kandydata i przebiegu jego kariery, ale stawia granicę.

Ważne: Pracodawca nie może żądać informacji dotyczących wynagrodzenia w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich miejscach zatrudnienia. Pytanie „Ile zarabia Pani/Pan w obecnej firmie?” staje się niezgodne z prawem.

• Świadome negocjacje, czyli nowe wyzwanie interpretacyjne

Kolejnym, choć budzącym pewne wątpliwości logiczne aspektem nowelizacji, jest nałożenie na pracodawców obowiązku zapewnienia kandydatom „świadomych i przejrzystych negocjacji”. Przepis nakazuje, aby takie negocjacje odbyły się przed rozmową kwalifikacyjną lub nawiązaniem umowy. Przepisy nie precyzują jednak wprost, co dokładnie ma być przedmiotem tych negocjacji. 

Interpretacja prawna wskazuje, że ustawodawcy prawdopodobnie chodziło o negocjowanie warunków opisanych w dokumentach płacowych (wynagrodzenie zasadnicze, premie). Pojawia się tu jednak zgrzyt interpretacyjny – o ile pensję można negocjować, o tyle negocjowanie postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania przez pojedynczego kandydata jest z prawnego punktu widzenia niemożliwe. Przedsiębiorcy muszą więc przygotować się na pewną elastyczność w interpretacji tego przepisu, skupiając się na przejrzystości oferty finansowej.

• Neutralność płci w ogłoszeniach i procesie

Nowe przepisy kładą duży nacisk na walkę z dyskryminacją płacową i zawodową (gender pay gap). Obowiązek ten dotyczy trzech obszarów:

• ogłoszenia o naborze
• samego przebiegu procesu rekrutacyjnego
• nazwy stanowiska

Wszystkie te elementy muszą być neutralne pod względem płci. Oznacza to koniec z ofertami sugerującymi, że dana praca przeznaczona jest wyłącznie dla mężczyzn lub wyłącznie dla kobiet (chyba że wynika to z przepisów BHP).

Q&A: Najczęstsze pytania pracodawców o jawne wynagrodzenia w firmie

W związku z licznymi wątpliwościami naszych klientów, przygotowaliśmy zestawienie pytań i odpowiedzi dotyczących praktycznego stosowania nowych przepisów.

Grudniowa nowelizacja Kodeksu pracy oznacza dla pracodawców zmianę podejścia do polityki płacowej. Jawność wynagrodzeń – według założenia pomysłodawców – oznacza dla przedsiębiorców konieczność rewizji obecnych regulaminów, siatek płac oraz szablonów ogłoszeń rekrutacyjnych.