Lepsze firmy. Każdego dnia.
Lepsze firmy. Każdego dnia.
Termin złożenia sprawozdania finansowego minął, a Ty wciąż nie dopełniłeś formalności? Zastanawiasz się, jakie mogą być tego skutki dla Twojej firmy? Niezłożenie sprawozdania w odpowiednim czasie uruchamia szereg procedur – od kar finansowych, przez postępowanie przymuszające, aż po możliwość wykreślenia spółki z KRS. Sprawdź, czego możesz się spodziewać i jak uniknąć najpoważniejszych konsekwencji.
Obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego mają wszystkie podmioty prowadzące pełną księgowość. Dotyczy to zarówno firm, które ustawowo muszą prowadzić księgi rachunkowe (m.in. spółki z o.o., spółki akcyjne, fundacje), jak i tych, które dobrowolnie wybrały ten sposób ewidencjonowania operacji gospodarczych.
Sprawozdanie finansowe to dokument składający się z trzech zasadniczych elementów: bilansu pokazującego aktywa i pasywa na dzień zamknięcia roku obrotowego, rachunku zysków i strat obrazującego przychody i koszty działalności, oraz informacji dodatkowej wyjaśniającej przyjęte zasady rachunkowości i istotne zdarzenia.
Za przygotowanie tego dokumentu odpowiada kierownik jednostki – w spółkach kapitałowych będzie to prezes zarządu lub cały zarząd, w fundacjach – zarząd fundacji.
Sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez właściwy organ (np. zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.) w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Dla większości firm, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to termin do końca czerwca.
Po zatwierdzeniu sprawozdania, kierownik jednostki ma 15 dni na złożenie w KRS kompletnej dokumentacji, która obejmuje:
Od 2018 roku wszystkie dokumenty składa się wyłącznie elektronicznie, w formacie określonym przez Ministerstwo Finansów, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo profilem zaufanym ePUAP.
Ustawa o rachunkowości wprost wskazuje, że osoba odpowiedzialna za złożenie sprawozdania, która tego nie zrobi, może odpowiadać karnie. Grozi jej grzywna lub kara ograniczenia wolności.
Grzywna wymierzana jest w stawkach dziennych – od 10 do 540 stawek, przy czym jedna stawka może wynosić od 10 do 2 000 złotych. W praktyce oznacza to potencjalną karę od 100 złotych do ponad miliona złotych, choć w rzeczywistości sądy stosują kary znacznie niższe, dostosowane do okoliczności sprawy.
Kara ograniczenia wolności trwa od miesiąca do dwóch lat i polega na wykonywaniu nieodpłatnej, kontrolowanej pracy na cele społeczne.
Warto podkreślić, że zastosowanie konkretnej sankcji zależy od specyfiki danej sprawy – oceniany jest stopień zawinienia, okoliczności, dotychczasowa postawa zobowiązanego.
Obok odpowiedzialności karnej, niewywiązanie się z obowiązku przekazania sprawozdania finansowego organom podatkowym może skutkować odpowiedzialnością z Kodeksu karnego skarbowego. Za takie wykroczenie skarbowe grozi grzywna określana w odniesieniu do minimalnego wynagrodzenia.
Kwota tej grzywny waha się od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia. W 2025 roku oznacza to grzywnę od ok. 470 złotych do nawet ponad 93 000 złotych.Terminowe wywiązywanie się z obowiązków pozwala na uniknięcie takich sytuacji.
Gdy sąd rejestrowy stwierdzi, że obowiązkowe dokumenty – w tym sprawozdanie finansowe – nie zostały złożone pomimo upływu terminu, wszczyna postępowanie przymuszające. Polega ono na wezwaniu zobowiązanych do uzupełnienia braków w dodatkowym 7-dniowym terminie, pod rygorem nałożenia grzywny.
Grzywna w postępowaniu przymuszającym może wynosić do 15 000 złotych w jednym postanowieniu. Co więcej, sąd może ponawiać wymierzanie grzywien, jeśli obowiązek nadal nie zostanie wykonany. Łączna suma wszystkich grzywien w tej samej sprawie nie może przekroczyć 1 000 000 złotych.
Mechanizm ten został stworzony właśnie po to, by zmobilizować zarządy do dopełnienia formalności. Gdy firma w końcu złoży brakujące dokumenty, grzywny niezapłacone do tego momentu ulegają umorzeniu – ale te już uiszczone nie podlegają zwrotowi.
Najbardziej dotkliwą sankcją jest możliwość rozwiązania spółki i jej wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Procedura ta może zostać wszczęta z urzędu, gdy spółka nie złoży sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe – mimo wcześniejszych wezwań sądu.
Sąd rejestrowy zawiadamia wówczas spółkę o wszczęciu postępowania i wzywa ją do wykazania w ciągu 14 dni, że faktycznie prowadzi działalność i posiada majątek. Jeśli spółka nie odpowie na wezwanie lub nie przedłoży wystarczających dowodów, sąd może orzec o jej rozwiązaniu i zarządzić wykreślenie z rejestru.
Taka decyzja ma bardzo poważne skutki – spółka przestaje istnieć, a jej członkowie zarządu mogą ponieść dalsze konsekwencje, w tym odpowiedzialność za zobowiązania spółki, jeśli wynikną one z niewykonania obowiązków. Profesjonalna obsługa prawna pomaga zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami.
Jeśli Twoja firma przegapiła termin złożenia sprawozdania, nie bagatelizuj tego problemu. Im wcześniej uzupełnisz dokumentację, tym mniejsze będą konsekwencje finansowe i prawne.
Pamiętaj, że:
Terminowe wywiązywanie się z obowiązków sprawozdawczych to nie tylko kwestia uniknięcia kar – to także dowód na to, że firma jest profesjonalnie zarządzana, co ma znaczenie w relacjach z kontrahentami, bankami i partnerami biznesowymi. Jeśli potrzebujesz wsparcia w kompleksowym zarządzaniu finansami firmy, warto rozważyć współpracę z zewnętrznym dyrektorem finansowym.
